Прием товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приемки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной недостаточно. В этом случае используют форму акта приемки-передачи. Действующее законодательство не содержит унифицированной формы: это свободная форма, в которой подробно описываются все характеристики активов с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости. Но одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено ст. 9 закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Указанные обстоятельства дают организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, в том числе разрешено разработать и акт приема-передачи материальных ценностей. Самостоятельно разработанные формы обязательно утверждаются в учетной политике.
Применение документа
Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:
- расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
- поступление товара без документов;
- передача материальных ценностей на ответственное хранение;
- передача активов по договору комиссии;
- передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
- передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).
Приведенный ниже образец можно применять одновременно с формой МХ-1 приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение.
Форма акта передачи МХ-1
Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приема-передачи дел, но в определенных ситуациях приведенный образец акта приемки-передачи ТМЦ применять разрешено: например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т. п.
Образец акта приемки-передачи имущества между материально ответственными лицами
Обязательные реквизиты
Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- место составления;
- дата составления;
- информация о продавце и покупателе (наименование организации, Ф.И.О. директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
- ссылка на предмет, номер и дату договора;
- полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
- подписи ответственных лиц;
- печати организаций.
Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможностью возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.
Также необходимо указать суммы денежных средств, полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но в случае использования облегчит дальнейшее проведение зачета взаимных встречных обязательств, подписание сверки взаиморасчетов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным для подтверждения правильности расчетов.
Юридические тонкости
Документ составляется минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель — юридическое лицо, то полномочия представителя — физического лица подтверждаются доверенностью.
Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта обязательно отражается в договоре. Саму форму желательно сделать как приложение к договору. В этом случае простой образец акта приема-передачи товара имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии такого образца можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.
Наличие такого документа, как акт передачи материальных ценностей, оказывается очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приемки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приема товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров являются следующие факты, отраженные в документе:
- материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
- отсутствует расхождение по качеству и количеству;
- доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
- претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.
Хранение первичных документов
Для целей налогового учета первичку необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Для целей бухгалтерского учета первичку хранят в течение 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
акт приемки-передачи — 1. Документ, составляемый в качестве свидетельства выполнения договора: скрепляется подписями сторон и служит основанием для оплаты товара, услуги. 2. Документ, подтверждающий факт приемки материальных ценностей,… … Справочник технического переводчика
АКТ ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ — 1. документ, составляемый в качестве свидетельства выполнения договора: скрепляется подписями сторон и служит основанием для оплаты товара, услуги: 2. документ, подтверждающий факт приемки материальных ценностей … Большой бухгалтерский словарь
Акт (накладная) приемки-передачи основных средств — (форма № ОС 1): применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем: приобретения за плату у других организаций; строительства хозяйственным или подрядным способом; получения от других организаций и лиц в… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
акт (накладная) приемки-передачи основных средств — форма № ОС 1 Документ, который применяется для оформления зачисления в состав основных средств (фондов) определенных объектов; для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с… … Справочник технического переводчика
АКТ (НАКЛАДНАЯ) ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ — (ф. № ОС 1) документ, который применяется для оформления зачисления в состав основных средств (фондов) определенных объектов; для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с… … Большой бухгалтерский словарь
Акт о приемке оборудования — (форма № ОС 14), АКТ ПРИЕМКИ ПЕРЕДАЧИ ОБОРУДОВАНИЯ В МОНТАЖ (форма № ОС 15), АКТ О ВЫЯВЛЕННЫХ ДЕФЕКТАХ ОБОРУДОВАНИЯ (форма № ОС 16) форма № ОС 14 применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
Акт — документ, составленный организациями (лицами) и подтверждающий события (факты). Источник: МДС 12 37.2007: Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации Акт документ, который составляется в результате проверки. В нем… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
акт сдачи-приемки вклада в натуральной форме (ВНФ) — Акт, оформляемый сторонами с целью подтверждения передачи и приема вклада в натуральной форме. [Департамент лингвистических услуг Оргкомитета «Сочи 2014». Глоссарий терминов] EN VIK delivery/acceptance statement An act drawn up by the … Справочник технического переводчика
Акт (документация) — У этого термина существуют и другие значения, см. Акт. Акт (от лат. actus действие) это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными… … Википедия
акт сдачи-приемки работ — сущ. (подписывается обеими сторонами, в котором указывается, что работы выполнены в согласованном объеме и согласованного качества и стороны взаимных претензий не имеют) acceptance certificate certificate of completion (completion certificate)… … Универсальный дополнительный практический толковый словарь И. Мостицкого
бесплатные консультации по наследованию
Чтобы передать товар или материальные ценности от одной стороны соглашения другой составляется накладная, однако в некоторых случаях при передаче определенного вида товара необходимо составление передаточного акта, который отражает все нюансы сделки и качество передаваемых предметов.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 450-27-46 . Это быстро и бесплатно !
Согласно законодательству данный документ составляется в произвольной форме, но с описанием всех тонкостей сделки.
Что это такое
Акт приема-передачи – это документальное подтверждение факта передачи товара от одной стороны сделки другой с подробным описанием предмета или ценности и указанием его стоимости.
Данный документ необходим для фиксирования по факту:
- Состояния предмета;
- Количества товара;
- Всех дефектов и изъянов продукции;
- Качества изготовления;
- Ценности;
- Самого процесса перехода имущества от одного владельца во владение другого.
Важно: документ наделен юридической силой, и в дальнейшем его доступно использовать в качестве доказательства при возникших разногласиях. Образец акта, можно скачать ниже.
В каких случаях и кем составляется
Акт приема-передачи составляется участниками сделки, при этом он не может подписываться представителем организации или физического лица не располагающего на то соответствующими доверительными документами.
Если в ходе составления документа одна из сторон уклоняется от его подписания, другая имеет право составить односторонний документ и в принудительном порядке заставить оппонента исполнять свои обязанности.
Такой документ обеспечивает полное сохранение информации о качестве и сроках выполненного заказа, тем самым защищая обе стороны от судебных разбирательств. Исполнителю следует помнить, что данный документ является свидетельством выполненных мероприятий, в противном случае без существования акта заказчик может не рассчитаться за услугу.
Что понимается под собственностью? Читайте здесь.
В случае с учетом хозяйственной деятельности предприятия такая бумага как ничто лучше подходит для составления баланса и отчетности, так как содержит все необходимые для этого данные и реквизиты.
Что нужно знать при подписании акта приема-передачи квартиры? Ответ в видео:
Важно: документ составляется в произвольной форме и может быть разработан самостоятельно, формируется он в 2-х наделенных одинаковой юридической силой экземплярах – по одному для каждой стороны.
Виды актов
Передаточная бумага важна во многих случаях, при передаче:
- Имущества движимого и недвижимого – подотчетных предприятию дополнительных помещений и транспорта;
- Бухгалтерской документации – при смене главного бухгалтера на предприятии;
- Материальных ценностей – во время смены кладовщика происходит ревизия складского помещения в присутствии комиссии согласно приказу руководителя;
- Оборудования на предприятие – при доставке необходимой техники для производства или при получении и сдаче оборудования в ремонт;
- Поставке крупной партии товара – необходимое для выпуска продукции сырье или транспортировка к заказчику уже готовой партии товара;
- Ценных бумаг – происходит при смене руководства;
- Предоставления услуг – фиксирует сдачу выполненных работ;
- Передаче структурного подразделения от одной компании другой;
- Реорганизации предприятия.
Какие нужны документы для получения наследства? Подробнее по ссылке.
Структура документа
Форма документа не имеет законодательного утверждения, но его структура должна быть примерно такой:
- Наименование с указанием особенности случая составления акта;
- Наименование места составления документа;
- Дата составления;
- Перечень передаваемых объектов с указанием названия, услуг или товаров;
- Стоимость продукции с НДС и без;
- Названия организаций или ФИО физических лиц;
- Должность и ФИО представителя организации;
- Подписи;
- Печати при наличии, так как на сегодня юридическому лицу не обязательно их иметь;
- Основание – договор сотрудничества, его номер и дату составления.
Акт приема-передачи жилого помещения. Фото: pravonedv.ru
О чем следует не забыть
Составляя документ в обязательном порядке необходимо указать:
- Полное определение качества товара или выполненных услуг;
- Определение точного количества материальных ценностей;
- Сведения о браке в выполненной работе или дефектах товара;
- Информацию о различных сроках, указанных для отдельных этапов работ;
- Если принимающая сторона имеет претензии к качеству товара и услуг необходимо указать на все это документально.
Как рассчитать инвентаризационную стоимость и где она используется? Смотрите по ссылке.
Важно: при возникновении претензий необходимо предоставить сроки на исправление ошибок или потребовать снижение стоимости.
Также важно помнить, что данный документ не может стать альтернативой основному соглашению, а является только лишь подтверждением исполнения взятых на себя обязательств исполнителем в полной или частичной мере.
Особенности составления документа
Важно: подтверждение факта передачи товара выступает основанием для его оплаты приобретателем, так что юридические лица должны с должным вниманием относиться к составлению данного документа.
Как осуществляется приемка квартиры по акту? Смотрите видео:
Акт приема-передачи важен еще и потому для юридических лиц, потому что не всегда в судебной практике используются по данным делам свидетельские показания.
Документ между юридическими лицами обязательно должен содержать информацию об уполномоченном лице, ссылаясь на документ основание для таких полномочий, обычно это Устав.
Заключение
Акт приема-передачи, обязательно должен дополняться пунктами по желанию и требованию сторон, также данный отдельный документ можно составить в качества приложения к основному договору.