Практически ни одна организация независимо от осуществляемой ею деятельности не обходится без служебных разъездов. Если таких разъездов немного, организации в основном предпочитают не приобретать автомобиль в собственность, а арендовать его.
В этой статье мы расскажем, как в подобных случаях наиболее оптимально с точки зрения минимизации затрат и налогообложения оформить отношения по аренде автомобиля.
Оформить аренду можно по-разному
Гражданский кодекс предлагает на выбор два варианта оформления аренды транспортного средства: с экипажем и без.
При аренде автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору за плату транспортное средство во временное владение и пользование, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом на арендодателя возложена обязанность по поддержанию надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ). Обязанность по страхованию автомобиля, как правило, также возлагается на арендодателя (ст. 637 ГК РФ).
Арендатор при такой аренде помимо арендной платы обычно оплачивает только текущие расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией автомобиля (ст. 636 ГК РФ).
Если же транспортное средство предоставляется в аренду без оказания услуг по его управлению и технической эксплуатации (аренда без экипажа), обязанности по поддержанию надлежащего технического состояния транспортного средства (в том числе осуществление текущего и капитального ремонта), а также его страхованию возлагаются на арендатора (ст. 644—646 ГК РФ). Помимо этих расходов арендатор оплачивает стоимость аренды автомобиля и текущие расходы, возникающие в связи с его коммерческой эксплуатацией.
В качестве арендодателя транспортного средства могут выступать как сторонние лица (в том числе физические), так и собственные сотрудники.
Таким образом, организации предстоит определиться:
— у кого арендовать автомобиль: у сторонней организации (физического лица) либо у собственного сотрудника;
— арендовать авто с экипажем или без.
Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физлица)
Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физического лица) является наиболее затратным вариантом для арендатора. Ведь, как указывалось выше, текущий и капитальный ремонт в данном случае осуществляет арендодатель, поэтому в стоимость аренды он будет закладывать и возможные свои затраты на ремонт. Кроме того, в состав арендной платы входит оплата услуг по управлению автомобилем. Так как арендодатель заинтересован в получении прибыли, стоимость этих услуг он будет рассчитывать исходя из максимальной загрузки водителя. Иными словами, стоимость услуг по управлению автомобилем будет включать в себя как минимум полную зарплату водителя за месяц и налоги, уплачиваемые с нее. Поскольку водитель подчиняется распоряжениям арендатора, касающимся только коммерческой эксплуатации транспортного средства, организация-арендатор не сможет в свободное от разъездов время поручить ему выполнение каких-либо иных поручений (п. 2 ст. 635 ГК РФ).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации (немногочисленные служебные разъезды) данный вариант оформления арендных отношений является для организации-арендатора невыгодным с экономической точки зрения. Ведь даже если у организации нет в штате водителя (или сотрудника, имеющего водительские права), она сможет за те же деньги, которые уплачиваются арендодателю в счет оказания услуг по управлению транспортным средством, принять на работу водителя со стороны и поручить ему в свободное от разъездов время выполнение каких-либо иных служебных обязанностей.
Аренда автомобиля без экипажа у сторонней организации (физлица)
При аренде автомобиля без экипажа стоимость аренды будет ниже, поскольку она не включает в себя услуги по его управлению, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у организации есть возможность оптимизировать их (например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением обязанностей водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату).
Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды автомобиля несет арендатор, перед заключением договора необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемого авто. В противном случае затраты на ремонт могут перечеркнуть всю экономию.
В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Расходы на текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля арендатор учитывает как прочие расходы и признает их в том периоде, в котором они были осуществлены в размере фактических затрат (п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ).
Расходы на страхование отражаются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании ст. 263 НК РФ. При этом расходы по обязательным видам страхования включаются в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством РФ и требованиями международных конвенций. В случае если данные тарифы не утверждены, расходы по обязательному страхованию, так же как и расходы по добровольным видам страхования, включаются в состав прочих расходов в размере фактических затрат (п. 2 и 3 ст. 263 НК РФ).
Затраты на ГСМ арендатор отражает в составе прочих расходов как расходы на содержание служебного автотранспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если автомобиль арендуется у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, организация-арендатор, по мнению Минфина России, признается налоговым агентом в отношении арендных выплат и должна удержать с них НДФЛ (письма Минфина России от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462). С этим мнением солидарны и налоговики (письма ФНС России от 01.11.2010 № ШС-37-3/14584@, от 30.04.2009 № 3-5-03/455@ и УФНС России по г. Москве от 25.08.2009 № 16-15/088481).
В то же время существует альтернативная позиция, согласно которой организация при выплате арендной платы физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, не признается налоговым агентом, если такая обязанность не предусмотрена договором аренды. Аргументация при этом такова. Налоговый агент исчисляет и уплачивает НДФЛ со всех доходов, источником выплаты которых он является, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. 214.1, 227 и 228 НК РФ. На основании п. 4 ст. 228 НК РФ физические лица, получающие другие доходы, при получении которых не был удержан налог налоговыми агентами, уплачивают НДФЛ самостоятельно. Поэтому, если в договоре аренды специально не оговорено, что организация будет удерживать НДФЛ, она налоговым агентом не является.
В арбитражной практике есть примеры судебных решений как базирующихся на этой позиции (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20.08.2010 № А27-25154/2009, от 10.09.2009 № Ф04-5077/2009(13200-А03-46), Московского округа от 30.11.2010 № КА-А40/14545-10 и от 23.12.2009 № КА-А40/13467-09), так и поддерживающих позицию контролирующих органов (постановления ФАС Уральского округа от 22.09.2010 № Ф09-7389/10-С2 и Северо-Западного округа от 10.07.2008 № А56-4753/2007).
На наш взгляд, целесообразно прислушаться к позиции контролирующих органов и как налоговый агент удерживать НДФЛ с выплачиваемых физическому лицу сумм арендной платы. Подобная обязанность не увеличит налоговую нагрузку на арендатора, поскольку НДФЛ удерживается и уплачивается за счет средств арендодателя — физического лица (п. 4 ст. 226 НК РФ). Однако у организации появляются дополнительные обязанности: она должна завести отдельную налоговую карточку по НДФЛ на данное физлицо (п. 1 ст. 230 НК РФ), а по окончании года подать в налоговый орган сведения о выплаченных этому лицу доходах по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. без экипажа у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем и работником данной организации.
Стоимость аренды автомобиля составляет 20 000 руб. в месяц.
Управление автомобилем возложено на сотрудника организации, который получает за выполнение этих дополнительных обязанностей надбавку к заработной плате в размере 5000 руб.
Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.)
Затраты на текущий ремонт за месяц — 300 руб. (в том числе НДС 45,76 руб.)
Затраты на ОСАГО за месяц составили 329 руб.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
— 300 000 руб. — стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;
Дебет 20 Кредит 76
— 20 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;
Дебет 76 Кредит 51
— 17 400 руб. — арендная плата перечислена арендодателю — физическому лицу;
Дебет 76 Кредит 68.1
— 2600 руб. — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);
Дебет 20 Кредит 10-3
— 1271,19 руб. — учтены расходы на ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
— 228,81 руб. — учтен НДС по расходам на ГСМ;
Дебет 20 Кредит 60
— 254,24 руб. — учтены затраты на ремонт;
Дебет 19 Кредит 60
— 45,76 руб. — учтен НДС по затратам на ремонт;
Дебет 20 Кредит 97
— 329 руб. — учтены расходы на ОСАГО, приходящиеся на текущий месяц;
Дебет 20 Кредит 70
— 5000 руб. — начислена надбавка сотруднику;
Дебет 70 Кредит 68.1
— 650 руб. — удержан НДФЛ с суммы надбавки (13%);
Дебет 70 Кредит 50
— 4350 руб. — выплачена надбавка сотруднику;
Дебет 20 Кредит 69-2
— 1300 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ПФР (26%);
Дебет 20 Кредит 69-1
— 145 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФСС России (2,9%);
Дебет 20 Кредит 69-3
— 155 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФФОМС (3,1%);
Дебет 20 Кредит 69-3
— 100 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ТФОМС (2%);
Дебет 20 Кредит 69-1
— 10 руб. — с надбавки начислены взносы на травматизм (0,2%).
Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:
20 000 + 1271,19 + 254,24 + 329 + 5000 + 1300 + 145 + 155 + + 100 + 10 = 28564,43 руб.
Аренда автомобиля у сотрудника без экипажа
Арендовать автомобиль организация может не только у сторонних лиц, но и у своих сотрудников. При осуществлении немногочисленных служебных разъездов такой вариант является наиболее предпочтительным.
Стоимость аренды транспортного средства в этом случае как правило будет ниже, чем при аренде авто у сторонних лиц. Ведь сотрудник, предоставляя автомобиль в аренду, в нерабочее время может продолжать пользоваться им. Например, он приезжает на работу на своем автомобиле, предоставляет его для служебных разъездов в рабочее время, а по окончании рабочего дня на нем уезжает домой.
Арендовать автомобиль у сотрудника можно как с экипажем, так и без.
Если во время служебных разъездов автомобилем будет управлять другой сотрудник, заключается договор аренды без экипажа.
Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. без экипажа у физического лица, являющегося работником данной организации.
Стоимость аренды автомобиля составляет 12 000 руб. в месяц.
Дополнительным соглашением к трудовому договору управление автомобилем возложено на другого сотрудника организации, который получает за выполнение этих обязанностей надбавку к заработной плате в размере 5000 руб.
Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.)
Затраты на текущий ремонт за месяц — 300 руб. (в том числе НДС 45,76 руб.)
Затраты на ОСАГО за месяц составили 329 руб.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
— 300 000 руб. — стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;
Дебет 20 Кредит 73
— 12 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;
Дебет 73 Кредит 51
— 10 440 руб. — арендная плата перечислена арендодателю — физическому лицу;
Дебет 73 Кредит 68
— 1560 руб. — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);
Дебет 20 Кредит 10-3
— 1271,19 руб. — учтены расходы на ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
— 228,81 руб. — учтен НДС по расходам на ГСМ;
Дебет 20 Кредит 60
— 254,24 руб. — учтены затраты на ремонт;
Дебет 19 Кредит 60
— 45,76 руб. — учтен НДС по затратам на ремонт
Дебет 20 Кредит 97
— 329 руб. — учтены расходы на ОСАГО, приходящиеся на текущий месяц;
Дебет 20 Кредит 70
— 5000 руб. — начислена надбавка сотруднику;
Дебет 70 Кредит 68
— 650 руб. — удержан НДФЛ с суммы надбавки (13%);
Дебет 70 Кредит 50
— 4350 руб. — выплачена надбавка сотруднику;
Дебет 20 Кредит 69-2
— 1300 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ПФР (26%);
Дебет 20 Кредит 69-1
— 145 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФСС России (2,9%);
Дебет 20 Кредит 69-3
— 155 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ФФОМС (3,1%);
Дебет 20 Кредит 69-3
— 100 руб. — с надбавки начислены страховые взносы в ТФОМС (2%);
Дебет 20 Кредит 69-1
— 10 руб. — с надбавки начислены взносы на травматизм (0,2%).
Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:
12 000 + 1271,19 + 254,24 + 329 + 5000 + 1300 + 145 + 155 + + 100 + 10 = 20564,43 руб.
Аренда автомобиля с экипажем у сотрудника
Если автомобилем будет управлять сотрудник, предоставивший его в аренду, целесообразно заключить с ним договор аренды с экипажем. Конечно, можно и в этом случае заключить договор аренды без экипажа, а услуги по управлению оплачивать в виде надбавки к заработной плате.
Однако при заключении договора аренды с экипажем у организации есть дополнительная возможность сэкономить на страховых взносах.
Дело в том, что, как мы уже указывали выше, при аренде автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору за плату транспортное средство во временное владение и пользование, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Минфин России считает, что на основании ст. 632 ГК РФ плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей, а именно из платы за аренду транспортного средства и платы за услуги по управлению этим транспортным средством (письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780).
Несмотря на то что в ст. 632 ГК РФ требования об обязательном разделении арендной платы на составляющие нет, в договоре аренды авто с экипажем такое разделение целесообразно предусмотреть. Ведь если в договоре стоимость услуг по управлению не будет выделена, проверяющие могут начислить страховые взносы со всей стоимости арендной платы, поскольку вознаграждение, выплачиваемое в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является оказание услуг, облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
В то же время выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является передача в пользование имущества, не подлежат обложению страховыми взносами (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Поскольку в законодательстве нет указаний о том, как нужно проводить такое разделение, стороны могут определить порядок разделения в договоре.
С целью снижения затрат на уплату страховых взносов целесообразно стоимость услуг по управлению транспортным средством указывать минимальной.
Кроме того, на стоимость услуг по управлению автомобилем не нужно начислять страховые взносы на травматизм, если такая обязанность не предусмотрена договором (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Организация, занимающаяся торговой деятельностью, для осуществления служебных разъездов арендует легковой автомобиль стоимостью 300 000 руб. с экипажем у физического лица, являющегося работником данной организации.
С учетом возможных затрат сотрудника на ремонт стоимость аренды автомобиля составляет 14 000 руб. в месяц, в том числе 1000 руб. — стоимость услуг по его управлению.
Расходы на ГСМ за месяц составили 1500 руб. (в том числе НДС 228,81 руб.)
Поскольку заключен договор аренды с экипажем, затраты на страхование несет арендодатель.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
— 300 000 руб. — стоимость арендованного автомобиля учтена за балансом;
Дебет 20 Кредит 73
— 14 000 руб. — начислена арендная плата за месяц;
Дебет 73 Кредит 51
— 12 180 руб. — арендная плата перечислена арендодателю — физическому лицу;
Дебет 73 Кредит 68
— 1820 руб. — удержан НДФЛ с суммы арендной платы (13%);
Дебет 20 Кредит 10
— 1271,19 руб. — учтены расходы на ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
— 228,81 руб. — учтен НДС по расходам на ГСМ;
Дебет 20 Кредит 60
— 254,24 руб. — учтены затраты на ремонт;
Дебет 19 Кредит 60
— 45,76 руб. — учтен НДС по затратам на ремонт;
Дебет 20 Кредит 69-2
— 260 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ПФР (1000 руб. х 26%);
Дебет 20 Кредит 69-1
— 29 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ФСС России (1000 руб. х 2,9%);
Дебет 20 Кредит 69-3
— 31 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ФФОМС (1000 руб. х 3,1%);
Дебет 20 Кредит 69-3
— 20 руб. — с услуг по управлению авто начислены страховые взносы в ТФОМС (1000 руб. х 2%).
Итого затраты организации на эксплуатацию автомобиля составят:
14 000 + 1271,19 + 260 + 29 + 31 +20 = 15611,19 руб.
Итак, как видно из приведенных примеров, наиболее оптимальным вариантом при необходимости немногочисленных служебных разъездов является заключение договора аренды автомобиля у сотрудника организации с экипажем.
Никита Куликов, исполнительный директор
консалтинговой компании HEADS
План семинара:
Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).
Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.
Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.
А вот на компенсации и аренде остановимся подробнее.
Компенсация
Посмотреть вебинар
Вы можете принять участие в вебинаре, задать вопросы лектору и получить квалифицированные ответы. В разделе «Вебинары» есть база с уже состоявшимися мероприятиями.
Можно установить любой размер компенсации. Кодекс не ограничивает сумму. Главное указать конкретную величину в допсоглашении к трудовому договору с сотрудником.
К примеру, некоторые бухгалтеры считают компенсацию за износ машины так: делят рыночную цену авто на срок его полезного использования по классификатору (утвержден постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. – Примеч. ред.). Расчет простой и хорошо знакомый. Почти так же считается амортизация ОС.
Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.
Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:
– 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;
– 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;
– 600 руб. – для мотоциклов.
Нормативы компенсации действуют только для легковых машин и мотоциклов. Когда сотрудник управляет грузовым автомобилем, в расходах можно учесть всю сумму. В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом. Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм. Однако в кодексе речь идет только о легковых машинах и мотоциклах. А компенсацию за грузовое авто компания вправе учесть полностью в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Упрощенщики в менее выгодном положении. Они в любом случае не могут включить в расходы компенсацию за грузовой автомобиль. В отличие от компаний на ОСНО у упрощенщиков закрытый перечень расходов. А подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учесть только компенсацию за легковые машины и мотоциклы.
Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Поэтому, если включить в расходы одновременно и компенсацию, и возмещение ГСМ, это приведет к спорам с налоговой.
Допустим, организация каждый месяц платит сотруднику компенсацию за использование автомобиля в сумме 1200 руб. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.
НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).
То же самое со страховыми взносами. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.
Как правило, компания каждый месяц платит фиксированную сумму компенсации. Но если работник не использовал имущество по факту, например болел или был в отпуске, то за это время компенсацию не начисляйте. Ее потом нельзя будет списать в расходы (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87).
Кстати, включить компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.
Пример 1
Как рассчитать компенсацию, если работник болел или был в отпуске
Компания платит сотруднику компенсацию за использование личной машины в сумме 4000 руб. в месяц. С 12 октября 2015 года он ушел в отпуск на две недели. В октябре 22 рабочих дня. Из них сотрудник был на месте 12. Сумма компенсации за октябрь – 2181,82 руб. (4000 руб. : 22 дн. × 12 дн.).
Часто сотрудники ездят на автомобиле, которым управляют по доверенности. Когда водитель не является собственником, учитывать компенсацию в расходах рискованно. В Налоговом кодексе написано, что можно списать в расходы компенсацию за личный транспорт. А Минфин России под личным ТС понимает то, которое принадлежит сотруднику на праве собственности.
Например, в письме от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49 финансисты прямо указали, что компенсацию можно включить в расходы только при условии, что сотрудник – собственник. Такого же мнения чиновники придерживаются и в отношении грузовых машин (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150).
С компенсации за авто по доверенности придется удержать НДФЛ и начислить взносы: письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228, Минтруда России от 26 февраля 2014 г. №17-3/В-92. Правда, в одном случае специалисты финансового ведомства разрешают не удерживать налог – если автомобиль принадлежит жене (мужу) и был приобретен в браке. Ведь имущество, нажитое во время брака, является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 ГК РФ).
Однако с невыгодной позицией чиновников можно поспорить. Налоговый кодекс не объясняет, что понимать под личным имуществом. И когда сотрудник управляет машиной по доверенности, он имеет полное право использовать ее для служебных целей и получать за это возмещение.
Так же считают и судьи. Они разрешают компаниям не платить взносы и не удерживать НДФЛ с компенсации за автомобиль по доверенности: определение ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14, постановление ФАС Уральского округа от 22 апреля 2014 г. № Ф09-1388/14. К тому же специалисты Минфина раньше разрешали учитывать в расходах такую компенсацию (письмо от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812).
Чтобы оформить и учесть компенсацию, нужны следующие документы:
– дополнительное соглашение с сотрудником. В нем укажите размер компенсации, возмещаемые расходы, сроки выплаты, характеристики машины (легковой или грузовой тип, марку, государственный номер, год выпуска, рабочий объем двигателя и т. д.);
– бумаги, подтверждающие, что у сотрудника есть право собственности на машину: копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации;
– приказ руководителя о компенсации;
– путевые листы с маршрутом, чеки АЗС и бухгалтерская справка с расчетом потраченных на служебные цели ГСМ, квитанции на ремонт и прочие бумаги, подтверждающие затраты на машину.
Помимо этого желательно, чтобы в должностной инструкции сотрудника были прописаны обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, выезд к клиентам или доставка корреспонденции.
Пример 2
Бухгалтерские записи для начисления и выплаты компенсации
Сотрудник для служебных целей использует собственное авто Renault Megane с рабочими объемом двигателя 1598 куб. см. Сумма компенсации за износ, которую компания платит сотруднику каждый месяц, – 1200 руб.
Помимо этого в соглашении с работником оговорено, что компания возмещает расходы на бензин. Подтвержденная сумма затрат на ГСМ в октябре – 5000 руб.
30 октября компания выплатила сотруднику компенсацию. Бухгалтер показал это так:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 1200 руб. – начислена компенсация за октябрь;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 1200 руб. – выплачена компенсация.
А 1 ноября организация возместила сотруднику затраты на бензин:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 5000 руб. – учтено в расходах возмещение ГСМ.
Организация решила руководствоваться позицией Минфина и не включила в расходы возмещение ГСМ, выплаченное сверх компенсации. Возникли разница и постоянное налоговое обязательство, так как расходы на бензин признаются в бухгалтерском учете, но не принимаются в налоговом. Бухгалтер начислил ПНО:
ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1000 руб. (5000 руб. × 20%) – начислено ПНО.
Аренда
Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.
Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.
Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.
О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.
Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.
ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли : письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.
Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.
Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.
Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.
Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.
Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).
Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте доверенность. Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.
Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.
Пример 3
Проводки на случай, если компания арендует автомобиль у сотрудника
Организация 1 октября заключила с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. Согласованная стоимость машины – 500 000 руб. Ежемесячная арендная плата – 15 000 руб. в месяц.
В октябре на бензин было потрачено 2000 руб. (без НДС). Водитель использует топливную карту.
1 октября нужно принять на забаланс арендованное авто проводкой по дебету счета 001 на сумму 500 000 руб.
А затем отразить покупку ГСМ и оплату аренды следующими записями:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
– 15 000 руб. – начислена арендная плата;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 13 050 руб. (15 000 – 1950) – выплачены деньги сотруднику;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – оприходован бензин;
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
– 2000 руб. – списана в расходы стоимость ГСМ.
Итоги
Если компания платит компенсацию за легковое авто, то в полной сумме учесть ее в расходах не получится. Компенсацию придется нормировать. Чиновники уверены, что в норму уже включены: стоимость ГСМ, ремонта и другие затраты, связанные с автомобилем. Когда вы отдельно возмещаете сотруднику бензин, учесть эти суммы в расходах нельзя.
Поэтому выгоднее заключить договор аренды (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Здесь нет нормативов, арендная плата учитывается в расходах в полной сумме, и ГСМ можно списывать без опаски. У арендных платежей есть один минус – с них надо удерживать НДФЛ.
Выберите выгодный для компании вариант
О лекторе
Никита Александрович Куликов – кандидат юридических наук, эксперт в области правового консалтинга. Занимается юридическим сопровождением проектов и сделок, представляет интересы компаний в суде. Окончил один из ведущих юридических вузов страны – Институт государства и права РАН. Автор научных статей в отраслевых и научных изданиях.
| Показатель для сравнения | Компенсация | Аренда |
|---|---|---|
| Какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль, единого налога на УСН | Компенсацию за легковое авто нужно нормировать компаниям и на ОСНО, и на УСН. Компенсацию за грузовую машину организация на ОСНО может учесть в расходах в полной сумме. А организация на УСН вообще не может списать такую выплату в расходы | Компании и на общей системе, и на упрощенной могут включить всю сумму арендной платы в расходы. Организациям на ОСНО такое право дает подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. А на УСН – подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ |
| Можно ли включить в расходы возмещение бензина, ремонт и другие затраты, связанные с эксплуатацией авто | Чиновники будут против. Они считают, что в нормативах компенсации уже учтены все расходы на машину (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239) | По договору аренды без экипажа компания сама несет все затраты (ст. 644 и 646 ГК РФ). Поэтому их организация вправе учесть в расходах |
| Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы | Компенсация освобождена от страховых взносов и НДФЛ. Главное, чтобы выплаченная работнику сумма соответствовала договору | С арендной платы надо удержать НДФЛ. А вот страховые взносы по договору аренды без экипажа можно не начислять |
| Что делать, если сотрудник управляет машиной по доверенности | Если сотрудник не собственник авто, то компенсацию нельзя учесть в расходах. А еще придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ | Чтобы сотрудник мог заключить договор аренды, нужно согласие собственника. Если сделка оформлена по правилам, споров с налоговиками не будет |
А компании на УСН с объектом «доходы» выгоднее оформить компенсацию. Ведь расходы учесть в любом случае не получится. Не важно, будь то аренда или компенсация. А вот на НДФЛ можно сэкономить.
Конспект подготовила Екатерина Сумина
О семинаре
Место проведения: г. Москва
Тема: «Сотрудник использует личное имущество в работе: учет, налоги и оформление»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 9000 рублей
Компания-организатор: Консалтинговая компания HEADS,
тел. (495) 988-97-98
В настоящее время многие компании, деятельность которых связана с перевозкой и доставкой, нанимают сотрудников с собственным автомобилем, используя ТС в служебных целях. В статье разберем, как составить договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника, какие реквизиты следует включить в договор, какие основные условия следует предусмотреть работодателю при заключении договора аренды ТС с сотрудником.
Авто сотрудника используется в служебных целях: документальное основание
На основании ст. 188 ТК РФ, сотрудник, использующий личный автомобиль в служебных целях, либо передавший ТС в пользование компании, вправе на получение от работодателя денежной компенсации, а также возмещения расходов за обслуживание ТС, расход ГСМ, т.п.
Работодатель и сотрудник могут оформить передачу ТС в пользование компании одним из следующих способов:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору, согласно которому предусматривается сумма компенсации за пользование авто, перечень возмещаемых расходов.
- Договор аренды автомобиля, в рамках которого сотруднику выплачиваются арендные платежи, а также возмещение расходов на обслуживание авто.
- Договор безвозмездного пользования, на основании которого сотрудник получает лишь возмещение расходов на ГСМ, техобслуживание, т.п., но не имеет права претендовать на компенсацию за пользование личным автомобилем. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем (бланк).
В общем порядке компании, использующие личное авто сотрудника в производственных целях, оформляют с работником договор аренды ТС без экипажа. В рамках данных правоотношений:
- работник получает заработную плату по трудовому договору (должность водитель, водитель-экспедитор, т.п.);
- компания выплачивает работнику арендную плату за пользование авто, а также компенсацию расходов на ГСМ, обслуживание ТС.
Можно ли заключить с сотрудником договор аренды ТС с экипажем
Заключение с сотрудником договора аренды ТС с экипажем является достаточно спорным вопросом с точки зрения положений ГК и мнения контролирующих органов.
Согласно ст. 635 ГК РФ, арендодатель, предоставляющий ТС в пользование на правах аренды, должен состоять в трудовых отношениях с лицом, который управляет этим ТС и обеспечивает его техническую эксплуатацию. Как видим, при заключении с сотрудником договора аренды ТС с экипажем данное требование ГК не может быть выполнено, ведь работник фирмы выполняет одновременно функции арендодателя и лица, управляющего ТС, а, следовательно, не может состоять по отношению к себе в трудовых отношениях.
Долгое время данное противоречие в ГК РФ не позволяло работодателям заключать с сотрудниками договора аренды ТС с экипажем. Однако, в 2019 году Минфин издал письмо с разъяснениями (№ 03-04-06-02/73 от 14.07.2008), в котором допустил возможность вышеуказанных правоотношений при условии заключения с сотрудников двух договоров – на аренду авто без экипажа и на управление и обеспечение техэксплуатации ТС.
Кроме того контролеры подтверждают право работодателя на включение компенсации за пользование авто в трудовой договор, при условии, что управление ТС и обеспечение технической исправности автомобиля является частью должностных обязанностей сотрудника.
 |
★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг |
Договор аренды автомобиля с экипажем у сотрудника: как составить, образец
В случае если фирма берет в аренду авто у сотрудника, должностные обязанности которого не включают в себя доставку товара, пассажироперевозки, т.п. , то в целях соблюдения ст. 635 ГК РФ данные правоотношения оформляются двумя договорами:
- договор аренды ТС без экипажа, согласно которому сотрудник передает работодателю в пользование авто на платной основе;
- договора на управление и обеспечение технической исправности ТС, по которому сотрудник принимает обязанности водителя личного автомобиля в интересах работодателя.
Данные договора следует заключать одновременно, в день передачи авто в пользование компании.
Обязательные реквизиты
Договор аренды ТС с сотрудником, а также соглашение об управлении авто должны быть составлены при наличии следующих обязательных реквизитов:
- наименование документа;
- дата, место заключения;
- информация о работодателе (наименование компании, ФИО, должность руководителя-подписанта) и сотруднике (ФИО, ИНН) в преамбуле;
- данные об автомобиле (марка, модель, год выпуска, технические характеристики);
- реквизиты работодателя (наименование компании, юридический адрес, КПП, расчетный счет, наименование и БИК банка);
- реквизиты сотрудника (ФИО, ИНН, адрес проживания, паспортные данные, расчетный счет для перечисления средств).
Соглашения об аренде и управлении ТС считаются действительными по факту их подписания сторонами (работодателем и сотрудником).
Составляем договор аренды ТС без экипажа
Первоначально следует оформить с сотрудником договор аренды авто без экипажа, в котором утвердить следующие условия:
- дата передачи ТС в аренду;
- срок действия договора;
- сумма арендной платы;
- отчетный период и срок оплаты по договору (например, ежемесячно до 5-го числа, следующего за отчетным);
- порядок приемки-передачи услуг (подписание акта приема передачи). Бланк акта можно скачать здесь⇒ Акт оказания услуг по аренде автомобиля;
- ответственность сторон при нарушении условий договора;
- порядок досрочного расторжения договора.
Стороны вправе дополнить договор иными условиями, которые, по их мнению, являются существенными при заключении данного соглашения.
Образец договора аренды ТС без экипажа можно скачать здесь ⇒ Договор аренды автомобиля без экипажа (образец).
Заключаем соглашение на управление ТС
После составления договора на аренду ТС без экипажа, работодателю необходимо подготовить соглашение, согласно которому работник принимает на себя обязательства по управлению ТС и обеспечение исправности автомобиля. Несмотря на то, что речь идет о собственном авто работника, в договоре следует указать, что управление ТС осуществляется в соответствие с требованиями и интересами заказчика (работодателя), то есть использовать машину в личных целях сотрудник не может.
При заключении договора сторонам следует руководствоваться базовыми требования ГК РФ относительно наличия обязательных реквизитов и условий договора.
Аналогично договору аренды ТС, приемка-передача услуг по договору управление авто производится на основании соответствующего акта, подписанного сторонами. Так же акт может служить основанием для оплаты по договору.
Как правило, на основании договора управления ТС работодатель оплачивает фиксированную сумму, определенную договором, и а также возмещает дополнительные расходы на обслуживание авто.
Бланк договора на оказание услуг по управлению ТС можно скачать здесь ⇒ Договор на оказание услуг по управлению ТС.
Особенности налогообложения
При оплате сотруднику арендных платежей за пользование ТС и вознаграждения за услуги управления автомобилем, работодателю следует учитывать следующие особенности налогообложения:
Налоги и сборы
Договор аренды ТС без экипажа
Оплата услуг по управлению ТС
При выплате сотруднику вознаграждения по договору на оказание услуг управления ТС работодатель удерживает НДФЛ и перечисляет налог в бюджет в день выплаты дохода.
detector