Аудит по охране труда: что проверять и как оформить
Давайте признаемся: «аудит по охране труда» звучит страшновато. Из-за серьёзности термина, из-за неуверенности в правильности оформленных документов и неудовлетворительного результата. Однако, по сути, ничего страшного здесь нет. Разобравшись, Вы поймёте, что это выполнимо и, самое главное, полезно для организации.
О том, как организовать аудит по охране труда при помощи сторонней, независимой организации, мы рассказывали ранее. Сегодня речь пойдёт о том, как провести аудит по охране труда своими силами внутри организации.
Что включает в себя аудит по охране труда?
Иначе говоря, зачем он нужен. Как и любой контроль процедур и бизнес-процессов организации, аудит по охране труда позволяет выявить слабые места в документации и проводимых мероприятиях. Любое зафиксированное во время внутренней проверки нарушение лучше устранить заблаговременно. А предупредить наступление несчастного случая, как известно, намного легче, чем заниматься его расследованием.
Итак, что же включает в себя аудит по охране труда? Для конструктивности разделим этапы проверки на документальную и реальную.
Во время первой проверяется наличие и правильность оформления документации по охране труда. За основу берётся список необходимых документов по охране труда. Как такой список составить, учитывая все особенности деятельности организации, мы писали ранее.
Видео по теме:
Что такое поведенческий аудит по охране труда?
Вторая часть аудита по охране труда заключается в непосредственной проверке фактического соблюдения правил охраны труда на рабочих местах. В зависимости от того, чем занимаются работники организации, такая проверка может меняться в объёмах. К примеру, работники рабочих профессий обязаны применять за работой средства индивидуальной защиты (СИЗ), если это предусмотрено правилами охраны труда и внутренними локальными документами. Во время проверки следует удостовериться, правильно ли применяются работником СИЗ.
Вместе с этим стоит проверить, свободны ли проходы, нет ли участков с разбросанными по полу проводов, соблюдаются ли условия хранения опасных веществ. Как Вы понимаете, список таких пунктов намного более обширен и зависит от того, какие рабочие места фигурируют в Вашем штатном расписании.
Аудит по охране труда: готовим документы и бланки
Наиболее правильным решением является, как всегда, комплексный подход. И начать лучше всего с процедуры внутреннего аудита по охране труда, являющейся неотъемлемой частью системы управления охраной труда. Такая процедура содержит алгоритм действий, проводимых во время аудита, а также все необходимые бланки. О них подробнее.
Ключевым документом при проведении аудита по охране труда является проверочный лист (чек-лист), в котором собраны все возможные критерии соблюдения правил охраны труда в организации. Так как внутренний аудит по охране труда, как правило, является инициативой руководства самой организации, имеет смысл сделать этот список максимально расширенным.
Возьмите на вооружение процедуру СУОТ «Управление профессиональными рисками» — её содержание поможет Вам определиться с базовым элементами проверочного листа. Подключите инструкции по охране труда и инструктажи (вводный, на рабочем месте) — они также помогут Вам сообразить, что именно следует проверять по охране труда на рабочих места. Если на одном из них произошел несчастный случай (даже если это микротравма), обратите на это рабочее место пристальное внимание.
Не совсем понятно? Позвоните нам, мы подскажем, как составить проверочный лист.
Где и как зафиксировать результаты аудита?
По результатам заполнения проверочных листов понадобится проанализировать сложившуюся ситуацию и отразить её в протоколе аудита по охране труда, а также составить предписания устранить выявленные нарушения. Копии этих документов, как правило, прилагаются к отчету по охране труда за установленный период и являются его неотъемлемой частью.
Не бойтесь упустить даже самую незначительную мелочь — действие на опережение здесь намного важнее, чем недовольство со стороны руководства. Ведь нарушение, которое своевременно регистрирует аудит по охране труда, может спасти от штрафа государственной инспекции по труду, или целую жизнь.
Подведем итог
Безусловно, организовать аудит по охране труда не так просто: зачастую не хватает времени, или работников, кому это можно поручить. Однако результаты, получаемые при таких проверках, заставляют руководителей организации обратить свое внимание на внутренние проблемы по охране труда.
И если Вы решили проводить аудит по охране труда своими силами, отнеситесь к этому процессу с максимальной ответственностью. Заготовьте все необходимые документы, не упустите деталей и оформите результаты, прикрепив их к ежегодному или ежеквартальному отчету по охране труда.
В нутренний аудит — это одно из доступных средств, которое помогает работодателю контролировать состояние условий труда на предприятии и каждом отдельном рабочем месте.
Польза внутреннего аудита
Внутренний аудит помогает проверить, как работает система управления охраной труда в компании. В результате аудиторской проверки руководитель предприятия получает достоверную информацию, составляет свои внутренние статистические данные о нарушениях охраны труда, дает отчет акционерам и инвесторам об эффективности своей работы.
Внутренний аудит можно проводить планово — один, два или несколько раз в год — или внепланово. Например, если акционеры решили назначить нового руководителя компании или когда эффективность работы директора предприятия вызывает большое сомнение.
Расскажем об основных этапах внутреннего аудита по охране труда. Рекомендация будет полезной руководителям, специалистам по охране труда и аудиторам предприятий.
Виды внутреннего аудита по количеству объектов
| Вид аудита | Цель | Кто проводит |
|---|---|---|
| Оперативный (внеплановый) | Собрать данные, чтобы оперативно устранить нарушения по охране труда на предприятии | Специалисты службы охраны труда, если на предприятии установили нарушение охраны труда |
| Целевой | Собрать информацию об одном из объектов аудита | Сотрудники, ответственные за проведение аудита. Руководитель предприятия утверждает их в плане проведения целевого аудита охраны труда |
| Комплексный | Провести полную проверку состояния системы управления охраной труда в организации | Комиссия, состоящая из специалиста службы охраны труда и других специалистов. Состав комиссии утверждает руководитель предприятия. Аудит проводят по заранее составленному графику. Его рассылают руководителям структурных подразделений до начала следующего года |
1-й этап
Разработайте Стандарт предприятия для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда, прежде чем приступить к аудиту.
В Стандарте пропишите:
- роль и ответственность персонала;
- порядок подготовки аудита и план его проведения;
- форму отчета результатов аудита и способ его регистрации;
- корректирующие мероприятия.
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
Что такое стандарт внутреннего аудита
Стандарт для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда — это внутренний локальный нормативный акт. Его разрабатывают на предприятии на неопределенный срок. Документ при необходимости пересматривают, корректируют и совершенствуют. Хранят стандарт вместе с остальными локальными нормативными актами организации.
2-й этап
Определите, что будут проверять аудиторы по охране труда.
Проверку можно проводить по одному или нескольким направлениям. Аудиторы проверяют:
1. Есть ли риск или опасность (механическая, химическая, психологическая и другие), которые могут вызвать травму у сотрудника предприятия. Например, выданные сотрудникам СИЗ не защищают от всех опасностей на рабочем месте. Или сварщик, который работает на высоте, защищен только от некоторых факторов.
2. Знания персонала в области охраны труда. Все ли сотрудники прошли положенные инструктажи и обучение по охране труда.
3. Документы предприятия по охране труда. Аудиторы проверяют не только их наличие, но и правильность заполнения.
4. Готовность сотрудников к действиям в условиях аварийных ситуаций. Наличие средств противопожарной безопасности.
3-й этап
Разработайте программу аудита.
Программу аудита разрабатывает комиссия, которую утверждает своим распоряжением работодатель. В состав включите ответственных за охрану труда и других специалистов, которым в работе близка эта тема.
Включите в документ:
- объект и область аудита;
- цель аудита;
- сроки проведения аудита;
- список аудиторской группы;
- перечень документов, на соответствие которым проводится проверка;
- дату представления отчета об аудите;
- список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета об аудите.
Вы можете разработать на своем предприятии не одну, а несколько программ аудита (п. 5.1 ГОСТ Р 12.0.008–2009).
Пример. В строительной компании участились случаи травматизма сотрудников. Руководитель разработал несколько программ аудита — «Проверка рисков на строительной площадке», «Проверка оборудования» и «Проверка проведения инструктажей». Все программы включили в ежегодный план проведения внутренних аудиторских проверок на предприятии. По программе «Проверка оборудования» руководитель в течение года проверил все 4 строительные площадки и выявил нарушения, которые влияли на уровень травматизма сотрудников. Оказалось, что на движущихся частях механизмов и строительных машин отсутствовали кожухи и ограждения, были неисправны грузозахватные вспомогательные приспособления и электроизоляция.
Внутренний аудит может проводить один человек или аудиторская группа. В группу можно включить как работников своего предприятия, так и привлеченных специалистов (п. 9.6.6 ГОСТ Р 12.0.007–2009).
Когда определяете количество и состав аудиторской группы, учитывайте объем документов, информации и других факторов, которые предстоит проверить (п. 6.2.4 ГОСТ Р 12.0.008–2009).
Заранее распределите объем работы между членами аудиторской группы. Например, один аудитор будет проводить анализ обучения по охране труда, второй специалист проверит проведение предварительных и периодических медицинских осмотров и т. д. Это позволит систематизировать проверку и распределит ответственность между членами группы за аудит конкретных процедур.
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
Какие обязанности у сопровождающих лиц и наблюдателей
Сопровождающие лица и наблюдатели — это не аудиторы. Их назначает руководитель предприятия. Задача наблюдателей — сопровождать аудиторов, в том числе на производственные объекты, помогать им контактировать с сотрудниками, обеспечивать безопасность аудиторов, выдавать им необходимые средства индивидуальной защиты во время нахождения их на опасных объектах.
4-й этап
Шаблоны и образцы
Образец приказа о проведении внутреннего аудита в организации приведен по ссылке
Издайте приказ или распоряжение руководителя организации о проведении внутреннего аудита.
Если вы запланировали провести проверку в структурных подразделениях предприятия, оповестите руководителей о предстоящей проверке за 10 дней до ее начала.
5-й этап
Представьте аудиторам необходимые документы.
Прежде чем приступить к аудиту, проверяющие должны:
- ознакомиться с необходимой документацией;
- изучить нормативные и правовые акты, которые имеют отношение к объекту аудита, локальные нормативные акты организации, технологические документы (при необходимости);
- разработать контрольные листы (в качестве памятки).
6-й этап
Проведите аудит. На этом этапе к работе приступают непосредственно аудиторы. Они собирают информацию, проводят интервью с сотрудниками, анализируют собранную информацию, наблюдают за работой персонала, проверяют, какая документация есть и как она заполнена.
Аудит проводят в рабочее время по распоряжению руководителя организации и с письменного согласия работника, проверку можно провести и в нерабочее время (ст. 99 ТК РФ). В этом случае сверхурочную работу нужно дополнительно оплатить (ст. 152 ТК РФ).
Важно, чтобы информация, которую получают проверяющие во время аудита, была достоверная и объективная. Бывает, что на достоверность собранной информации влияет нарушение корпоративной культуры или банальная нехватка времени на проверку.
7-й этап
Проконтролируйте, чтобы аудиторы оформили протокол несоответствий и подготовили отчет.
Если аудиторы во время проверки находят нарушения, они должны отобразить их в протоколе несоответствия. Например, проверяющие обнаружили, что:
- сроки проведения обучения на предприятии регулярно нарушают;
- руководители структурных подразделений не обучаются в учебном центре;
- ответственные сотрудники не оформляют протоколы проверки знаний при внутреннем обучении;
- руководителям и специалистам организации не выдают удостоверения о проверке знаний.
Шаблоны и образцы
Образец протокола несоответствия приведен по ссылке
Эти факты нужно указать в протоколе. Не забудьте зафиксировать место и время обнаружения нарушения, содержание несоответствия, его значимость, а дать ссылку в документе на нарушение требований определенного документа.
Шаблоны и образцы
Образец отчета о проведении внутреннего аудита по охране труда приведен по ссылке
В отчете проверяющий сообщает о результатах аудита руководителю и другим специалистам. Документ используют для дальнейшей проверки и анализа проведенной проверки. Максимальный срок подготовки отчета — неделя.
Утвержденной формы отчета нет. Вы можете разработать свой образец или воспользоваться нашим вариантом.
8-й этап
Проведите итоговую встречу по результатам аудита.
Недостаточно просто провести аудит и убрать результаты в шкаф. Нужно рассказать обо всех обнаруженных пробелах и проблемах в охране труда руководителям структурных подразделений и другим ответственным лицам. Организуйте с ними встречу. Во время беседы обсудите причины нарушений, запланируйте корректирующие мероприятия и определите исполнителей и сроки выполнения.
9-й этап
Вы должны устранить все нарушения и несоответствия за месяц. Но срок можно продлить, если:
- нужно выполнить большой объем работы;
- для устранения нужно привлечь квалифицированных специалистов, а на это необходимо время;
- требуется запланировать и выделить дополнительное финансирование.
Пример. В строительной компании в начале осени провели аудит. Выяснилось, что для сотрудников закупили некачественные и нелицензированные СИЗ — утепленные мужские ботинки с металлическим подноском, которые нельзя использовать. Руководителю пришлось выделять дополнительные средства и в срочном порядке закупать новые ботинки. А нерадивому сотруднику объявили строгий выговор.
10-й этап
Зарегистрируйте материалы аудита в реестре внутренних аудитов организации. Его форма должна быть утверждена Стандартом предприятия для проведения внутреннего аудита систем управления охраной труда.
Включите в реестр:
- программу аудита;
- график аудита;
- письменное уведомление руководителя проверяемого подразделения;
- итоговый отчет об аудите;
- заполненные контрольные листы;
- копии планов корректирующих действий.
Если руководитель будет регулярно проводить внутренний аудит, анализировать результаты и исправлять нарушения, это поможет снизить травматизм и быть готовым к любым проверкам в сфере охраны труда.
Аудит охраны труда – это независимая комплексная проверка экспертом существующей на предприятии системы управления охраной труда. АНО ДПО «КЭЦОТ» внесен в реестр Министерства труда и социальной защиты РФ как организация, имеющая право оказывать услуги в области охраны труда. Полный список наших лицензий и аккредитаций.
Основные цели проведения аудита:
- Установление соответствия действующей системы законодательным нормам по охране труда, учитывая специфику деятельности компании;
- Определение адекватности и эффективности отдельных элементов политики безопасности;
- Снижение риска получения производственных травм.
Анализ системы охраны труда необходим практически всем руководителям предприятий различных отраслей, на которых существует опасность возникновения несчастных случаев. В число заинтересованных данной услугой также попадают компании, не располагающие собственными квалифицированными специалистами, которые бы грамотно осуществляли постоянный контроль охраны труда.
Что включено в аудит охраны труда
Проверка системы охраны труда включает в себя:
- Изучение локальных нормативных актов по охране труда;
- Анализ полноты представленной информации;
- Разработка рекомендаций по проведению мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда, сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности;
- Выдача заключения независимой экспертизы о состоянии условий и охраны труда в организации.
Результаты аудита охраны труда
В результате проведения независимой проверки каждый клиент получает Заключение по аудиту, которое содержит информацию о текущем состоянии документации по охране труда с ссылками на действующее законодательство и указанием на несоответствия или отступления от него, а также данные о возможных рисках и предложения по их предотвращению.