Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах. Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврати ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:
Рисунок 26 – Журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврати ошибочно присланных документов.
При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:
— проверить на пакете наличие грифа конфиденциальности, соответствие адресата, проставление номеров документов и предприятия-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;
— убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
— проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;
— расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства. Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются.
При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, который определяет, принимать пакет или нет. После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 13 журнала учета поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Это дает возможность обнаружить возможную пропажу пакета за период с момента его регистрации до вскрытия. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 56 журнала. Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1 или проставляются последовательно в течение года. Рядом с номером пакета, имеющего пометку "Лично’, пишется слово "лично". Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакет документов проставляются напротив номера соответствующего пакета (при наличии двух и более номеров -столбцом). Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно. При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений. В документах проверяется наличие листов, а в Документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме). Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляет в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия. Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом в новом пакете отправителю. В графе 10 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: "Три листа (экз. №____) возвращены как лишние с № 14КТ от 24.05.2003" или (при возврате документа полностью) "Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17 ДСП от 26.05.2003". Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 10 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма. О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом. После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:
Рисунок 27 – Журнал учета поступивших конфиденциальных документов
В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу, и аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, В графе 5 указываются номер, присвоенный документу на предприятии, издавшем документ, и Дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 количество листов приложений. При этом если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет грифа конфиденциальности, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 8+4 н/с. При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров. На самом документе в правом углу нижнего поля первого листа проваляется отметка о поступлении, которая содержит учетный номер, присвоенный документу, гриф конфиденциальности, дату поступления, количество листов. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество листов сопроводительного письма и через знак "+" общее количество листов всех конфиденциальных приложений. При наличии открытых (не конфиденциальных) приложений количество их листов отражается отдельно через знак "+" с добавлением аббревиатуры "и/с" (несекретные), например:
Рисунок 28 — Отметка о поступлении
Если отметка проставляется с помощью штампа, то он может иметь следующую форму:
Рисунок 29- Штамп
При наличии приложений, кроме отметки о поступлении документа, на первом листе каждого приложения (как конфиденциального, так и открытого) в правом углу нижнего поля проставляется штампом или от руки отметка "К Уч. №___" с указанием номера, присвоенного документу в целом, и аббревиатурой его грифа конфиденциальности. Эта отметка необходима для того, чтобы в случаях получения исполнителем отдельных приложений без сопроводительного письма было видно, что они являются частью поступившего документа, а не изданным данным предприятием документом. В сброшюрованных документах отметки о поступлении можно проставлять на титульном листе. Документы, присланные в пакетах с пометкой "Лично", по усмотрению лица, вскрывшего пакет, или передаются для учета сотруднику подразделения конфиденциального делопроизводства, или регистрируются последним в учетных формах со слов лица, вскрывшего пакет. При втором варианте регистрационные данные в штампе на документе проставляет лицо, вскрывшее пакет. Поступившие машинные носители после занесения их в журнал учета поступивших пакетов регистрируются в журнале учета машинных носителей в порядке, изложенном в подразделе выше. Если поступивший документ подлежит выделенному хранению, то ему следует сразу (без регистрации в журнале учета поступивших документов) присваивать очередной порядковый номер по журналу учета документов выделенного хранения (см. далее). Этот номер проставляете на документе, в графе 8 журнала учета поступивших пакетов и в графе 1 журнала учета документов выделенного хранения с одновременным заполнением граф 27 этого журнала, при этом в графе 5 указывается: "П/ж №___ за ______". с проставлением номера и даты поступления пакета, в котором находился документ. Если на предприятие возвращены без сопроводительного письма отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, зарегистрированного по любому виду учета, или машинный носитель, то в графе 9 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа (носителя) проставляется номер, ранее присвоенный документу на данном предприятии с добавлением перед ним индекса И (для изданных документов), П (для поступивших документов), В (для документов выделенного хранения), Н (для носителей). Одновременно в графе 15 журнала учета изданных документов или в графе 11 журнала учета документов выделенного хранения производится запись: "Экз. №___ возвращены, п/ж №____ за ___________" с указанием номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, проставленных в журнале учета поступивших пакетов. В графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: "Возвращен, п/ж № ______за _________" с проставлением порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находился возвращенный документ. Если документ (носитель) отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным номером в журнале учета поступивших документов. Документ, подлежащий выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учет документов выделенного хранения, а носитель — на учет машинных носителей. Сопроводительное письмо подшивается в дело. Допустимо также в журнале учета поступивших документов регистрировать только сопроводительное письмо, а приложение оформлять как возврат ранее отправленного документа. В обоих случаях в справочных целях на сопроводительном письме следует делать отметку об учетном номере приложения.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: На стипендию можно купить что-нибудь, но не больше. 8977 — 
| 7233 — 
или читать все.
Персональные данные:
строго «не»
конфиденциально
Как защитить личную информацию
К то в группе риска?
Все, кто имеет счёт в банке, обслуживается в районной поликлинике, ездит в командировки, останавливается в гостиницах, делает покупки в интернет-магазинах и обращается в социальные службы – могут оказаться среди тех, чьи личные данные уйдут «на сторону». Получая ту или иную услугу, мы вынуждены предоставлять взамен информацию о себе: место жительства, наличие имущества, данные паспорта и пенсионного свидетельства, номер телефона и адрес электронной почты. А что с нашими персональными данными происходит потом? Защищены ли они от посторонних глаз, как того требует закон? Как мошенники могут использовать конфиденциальную информацию посторонних людей в своих преступных целях? И можем ли мы сами обезопасить себя от посягательств на личную информацию?
Рассмотрим типичную ситуацию.
Человек обратился в турагентство за путевкой. Сотрудник, заполняя необходимые формуляры, автоматически вносит его в базу данных клиентов. Формальности соблюдены. Однако отпускник не знает, что, возможно:
База персональных данных клиентов этого турагентства не защищена. Доступ к ней имеют все (добросовестные и не очень) работники сети турагентства.
Список клиентов с именами и контактами висит в облаке на Google-диске для удобства персонала, разбросанного по нескольким городам, а то и регионам страны.
В компании нет службы безопасности.
А всё это значит, что:
Базу с паспортными данными клиентов могут взломать и продать на чёрном рынке.
Клиентская база может попасть к продавцам или страховщикам, которые начнут надоедать звонками и навязывать свои услуги.
Кто бы ни был мошенник – хакер или работник – украсть и «слить» информацию ему никто не помешает
К сожалению, возможных сценариев утечки персональных данных – масса. Причинами могут стать технический сбой, компьютерная неграмотность, простая небрежность персонала и, в конце концов, корыстные цели сотрудников.
Чем грозит утечка ваших персональных данных?
Как защитить свои персональные данные?
Пострадать от незаконного использования персональных данных может абсолютно любой социально-активный гражданин. Однако знание некоторых законов и правил поможет уберечь личную информацию от посягательств мошенников.
Алексей Парфентьев,
ведущий аналитик
компании-разработчика средств информационной безопасности «СёрчИнформ»
Помните, что паспорт не может быть предметом залога. Если администратор фитнес-центра или пункта проката коньков требует у вас этот документ, знайте, что это незаконно. Не передавайте свой паспорт и охранникам на входе в офисные и другие здания. Требовать этот документ и брать его в руки может только сотрудник полиции.
Предоставляйте свои паспортные данные только подписав бумагу об обработке персональных данных. Отдельно должно быть прописано, что оператор обязуется не использовать данные в других целях. Если подобная «Политика защиты и обработки персональных данных» в компании есть и данные переданы на её основе, то в будущем, при выявлении мошеннических действий с вашими данными, оператора можно привлечь к ответственности.
Аналогично – в интернете. Знайте, что вписывая свой адрес и телефон при оформлении покупки в онлайн-магазине, вы передаете свои персональные данные. Лучше, если магазин понимает свою ответственность и гарантирует вам их защиту. Здесь вы даете согласие на обработку данных одним кликом.
По возможности используйте ксерокопию или сканкопию своих документов с watermark «для поликлиники/для салона связи/для автосервиса/для гостиницы». Пусть надпись размещается по ширине документа. Можно также скрыть подпись и номер печати.
Не передавайте свои данные по телефону, если не уверены, что на другом конце провода действительно сотрудник банка, страховой компании и т.д. Предложите встретиться в офисе и решить вопрос очно.
Не выкладывайте фото автомобильных номеров, авиабилетов, банковских карт, паспортов и других документов в социальные сети*. Информация, собранная по крупице, в конце концов, может стать хорошим досье, с помощью которого мошенник обведет вас вокруг пальца»
*Если вы похвастались фотографией золотой кредитки в фейсбук, а мошенники использовали эти данные против вас, воспользоваться законом №152 «О персональных данных» будет сложнее. Использование такой информации без вашего разрешения – в любом случае мошенничество, но тот факт, что вы сами обнародовали данные будет играть против вас.
Знаете ли вы основные правила информационной безопасности?
Проверьте это с помощью нашего теста.
Что делать, если вы обнаружили свои персональные данные в интернете?
Прежде всего свяжитесь с администрацией ресурса, где опубликована информация, или владельцем аккаунта, если речь о социальных сетях. Подкрепите требования ссылками на нормы закона № 152 «О персональных данных», который запрещает использовать информацию без разрешения субъекта данных. Предупредите, что в случае отказа вы вправе обратиться в суд согласно статье 24 закона (ответственность за нарушение требований ФЗ № 152).
Чтобы удалить личные данные из результатов поиска, обратитесь в техническую поддержку поискового сервиса. Например, у «Яндекса» есть специальная форма «Сообщить о нарушении». Однако компания предупреждает: поисковая машина индексирует страницы, которые принадлежат третьим лицам, и не отвечает за их содержание. «Яндекс» может помочь пользователю, но только в том случае, если данные удалили, а они по-прежнему видны в поисковой выдаче.
Когда невозможно установить источник распространения персональных данных или связаться с ним напрямую, обратитесь в надзорные органы: прокурату или Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
Случаи утечек информации в разных странах мира
Скандальный сайт «Миротворец», который курирует член коллегии МВД Антон Геращенко, обнародовал персональные данные аккредитованных в ДНР журналистов и обвинил их в «сотрудничестве с боевиками». В сети были опубликованы имена и фамилии около 5 тысяч журналистов, их адреса, номера телефонов, должностей с указанием места работы. Помимо украинских СМИ, в список попали корреспонденты всемирно известных изданий BBC, Independent, Bloomberg, CNN, Reuters.
В Санкт-Петербурге чиновники городской администрации опубликовали в открытом доступе персональные данные граждан, участвующих в долевом строительстве жилья. Информацию о 1627 включенных в реестр обманутых дольщиках на официальном сайте правительства обнаружил интернет-пользователь, который ранее сообщил об аналогичной утечке персональных данных на сайте министерства ЖКХ Московской области.
Бюро кредитных историй Equifax в США заявило о взломе персональных данных 143 миллионов американцев. Злоумышленники использовали уязвимость в системе безопасности приложения на веб-сайте компании и получили доступ к номерам социального страхования, датам рождения, адресам и в ряде случаев к номерам водительских удостоверений. Кроме того, преступники получили доступ к данным кредитных карт 209 тысяч человек и к документам с персональными данными еще 182 тысяч человек. Среди них оказались жители Канады и Великобритании.
Австралия, 2017 г.
Жертвами утечки персональных данных оказались 48,2 тысячи сотрудников госучреждений, коммунальных служб и банков. Незащищенный массив с конфиденциальной информацией включал полные имена, данные удостоверений личности, номера телефонов, адреса электронной почты, пароли, реквизиты банковских карт, сведения о доходах и расходах сотрудников. Среди пострадавших организаций – компании Insurer AMP и Utility UGL, банк Rabobank, австралийское Министерство финансов, Австралийская избирательная комиссия.
Алексей Парфентьев,
ведущий аналитик
компании-разработчика средств информационной безопасности «СёрчИнформ»
Некоторые организации требуют предоставления паспортных данных, поскольку в противном случае не смогут оказать вам услугу, например, банки – при оформлении займа или авиаоператоры – при покупке билета. Закон позволяет это при условии, что вы согласны передать свои данные, а организация обязуется соблюсти принципы и условия обработки персональной информации. Причем соглашаться вы должны не на словах.
Компания в соответствии с собственной «Политикой обработки персональных данных» должна объяснить вам, какие именно персональные данные необходимы и зачем, где и как долго они будут храниться. Отдельно должно быть прописано, что оператор обязуется не использовать полученную информацию в других целях.
Если вы согласны – подписывайте официальную бумагу, передавайте информацию о себе и будьте уверены, что сможете привлечь компанию к ответственности в случае, если она не выполнит свои обязанности и не защитит данные. Если не согласны – воспользуйтесь услугами другой компании, которая персональных данных не требует. Впрочем, иногда требование компании предоставить личные данные может нарушать ваши права. Например, «Почта России» отказывается выдавать заказное письмо, пока не получит ваши паспортные данные на извещении, хотя Минкомсвязи этого не требует. Если такое произошло, следует обращаться с жалобой в Роскомнадзор. Это ведомство вправе возбуждать дела по Статье 13.11 КоАП РФ Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных с 01.07.2017.
Государство всерьез озабочено проблемой защиты персональных данных: Роспотребнадзор планирует наказывать рублем тех, кто необоснованно требует личную информацию и угрожает отказать в сделке/услуге, если клиент откажется ее передавать.
Необоснованно – это когда номер вашего паспорта требуют в театральной кассе, а номер водительского удостоверения – в поликлинике: зачем они им? Пока что разбираться, где компании перегибают палку, приходится самостоятельно, но Роспотребнадзор пообещал разработать перечень несправедливых условий, нарушающих права потребителей.
Тест по МДК 02.02 "Ведение конфиденциального делопроизводства"
Скачать:
| Вложение | Размер |
|---|---|
| test_uchet_i_registratsiya_konf_dok.docx | 18.02 КБ |
Предварительный просмотр:
Тест: "Учет и регистрация конфиденциальных документов".
Тестируемый: _______________________________ Дата: _____________________
Какие документы подвергают регистрации?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
правильного ответа нет
Почему на пакетах (конвертах) с конфиденциальными документами не проставляют гриф конфиденциальности?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
гриф проставляют всегда
чтобы не привлекать внимания
т.к. это не имеет никакого значения, важно лишь содержание конверта
Что делать с ошибочно присланными конфиденциальными документами?
Выберите несколько из 3 вариантов ответа:
Их нужно выбросить
Их нужно отправить обратно
По согласованию с отправителем переслать в нужный адрес
На что будут ссылаться при регистрации входящих документов, потенциально содержащих конфиденциальную информацию?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
на решение руководителя
на здравый смысл
на наличие грифа, который обязан поставить отправитель
Перечислите варианты упаковки пакета с конфиденциальными документами
Что происходит с конфиденциальными документами, которые не исполнены в текущем делопроизводственном году?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
их переводят для исполнения в новом делопроизводственном году
такой необходимости никогда не возникает, т.к. организации обязаны все исполнить в текущем году
Что подразумевает экспедиционная обработка?
Выберите один из 4 вариантов ответа:
учет и регистрацию входящих пакетов и документов
учет и регистрацию исходящих пакетов и документов
правильного ответа нет
Стоит ли принимать надорванный пакет (конверт) с конфиденциальными документами, если он адресован в вашу организацию?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
нет, не стоит, нужно составить акты и вернуть обратно
да, стоит, но составить акты
нет, не стоит принимать, и акты составлять тоже не стоит
Какая отметка должна стоять в журнале учета входящих документов, если конфиденциальный документ пришел с сопроводительным письмом, которое, в свою очередь, не содержит конфиденциальной информации?
Выберите один из 3 вариантов ответа:
сопроводительное письмо не нужно регистрировать
"без приложения не конфиденциально"
письмо регистрируют отдельно, а приложение отдельно
За что отвечает служба конфиденциального делопроизводства?
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
за учет и регистрацию конфиденциальных документов
за передачу документов между исполнителями
за контроль за сроками исполнения документов
правильного ответа нет
Какие документы берут на инвентарное хранение?
Обязательно ли вести два отдельных журнала для учета пакетов конфиденциальных документов и самих документов?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
Ответ = одинарное пакетирование, двойное пакетирование
Ответ = сброшюрованные документы, чертежи, журналы учета
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Методическая разработка содержит тесты по теме “Учет основных средств" для направления "Гостиничный сервис".
КОС создан для квалификационного экзамена по ПМ 02 для специальности 090905 Организация и технология защиты информации (базовая подготовка). КОС включает в себя Спецификацию контрольно-оценочных средс.
Практическое занятие по теме: Проверка наличия носителей конфиденциальной информации.
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документооборо.
Методические рекомендации по выполнению практических работ по ПМ.02 Организация и технология работы с конфиденциальными документами МДК 02.03 Организация и сопровождение электронного документообо.
В данной работе моделируется ситуация учета электроэнергии потребителем при возникновении проблем с приборами учета. Для примера рассматривается однофазная цепь с частично неисправным ваттметром (повр.
План-конспект практического занятия "Порядок работы с конфиденциальными документами и материалами: оформление, обработка и хранение конфиденциальных маткриалов".