Прошивка документов по госту

Содержание

Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов. Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ.

Законодательное обоснование

На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Главный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», содержащий в себе терминологические определяющие документооборота, не регламентирует порядок прошивки официальных бумаг.

Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:

  • рекомендации Росархива № 76 от 23.12.2009 г.;
  • приказ Министерства культуры № 536 от 08.11.2005 г. о типовых принципах по делопроизводству;
  • руководство Центрального Банка по ведению и оформлению деловых материалов;
  • правила Федеральной налоговой службы, утвержденные от 18.04.2003 г., описывающие порядок заполнения и переплета отдельных видов документов.

По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги. Помимо этого, при регистрировании частного предприятия или юридического лица в госоргане, заявке на тендер или передаче материалов на архивное содержание необходимо соблюдать при прошивке инструкции, прописанные федеральным управлением.

Фото, как правильно прошивать документы по ГОСТу, будут размещены далее. Также будет затронута некоторая узкоспециализированная информация по прошивке. Например, как правильно прошить документы для налоговой.

Виды документации, требующей подшивки

Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую. Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.

Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы:

  • архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение);
  • входящие и исходящие бумаги;
  • бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.);
  • кадровые постановления (приказы, штатное расписание);
  • документы, направляемые в налоговый орган (определенные виды), пенсионный фонд для проверки;
  • копии документов, нотариально удостоверенные и заверенные.

Делопроизводство представляет собой сложный и кропотливый процесс, требующий определенных знаний и умений. Прошитую документацию удобнее привести в систему, а также хранить. Тщательно скрепленные листы практически невозможно незаметно подменить или вынуть из папки, поэтому риски фальсификации или утраты важной информации минимизируются.

Оформление обложки

Перед тем как правильно прошить документ, требуется подготовить все необходимые материалы. Для каждой отдельной папки необходима картонная обложка. Среди обложек выделяют:

  • стандартные, которые имеют размер 22,9 на 32,4 см, применяемые для типовых бумаг;
  • нестандартные, используемые для листов большего формата, отличного от А4;
  • длительного хранения – изготовлены из более прочного материала и могут иметь произвольную форму (рассчитано для документов со сроком хранения более 25 лет).

Для сдачи в госорганы применяется бескислотный картон. На обложках указывается опознавательная информация, необходимая для быстрого и удобного поиска папки среди других материалов. В первую очередь прописывается наименование учреждения, подразделения, формулировка названия материалов. Также фиксируется заданный индекс дела, сроки хранения, номер папки. Внизу проставляется общее число листов и дата формирования подшивки.

Опись документа

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг. В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.

Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).

Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива. По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются.

Правила нумерации листов

Как правильно прошить и считать листы в прошитом документе? Процесс нумерации не вызывает серьезных проблем у делопроизводителя. Нумерация производится черным карандашом. Использовать чернила не допускается. Основные принципы верного указания номера заключаются в следующем:

  • в процессе обозначения используются арабские цифры (очень редко — римские);
  • цифры ставятся по возрастанию;
  • нумеруются листы, а не страницы (хотя постраничная нумерация может также присутствовать отдельно);
  • цифры должны располагаться сверху страницы в правом углу;
  • обозначения не могут налагаться на текст;
  • приложения нумеруются общим списком с основным документом (при условии, что приложение не выделено в отдельную папку).

Материалы для прошивки всегда раскладываются согласно хронологии: от более ранних к тем, которые были сформированы недавно.

При наличии в деле письма его необходимо начинать нумеровать с конверта, а затем уже вести пересчет содержащихся в нем листов. Когда имеется нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. Большеформатные материалы нумеруются справа в верхнем углу, сгибаются в два-три раза, а затем сшиваются с одного края.

В случае, когда на листе расположен не один, а несколько различных документов (чеки, бланки) – составляется опись данных фрагментов, а лист нумеруется в обычной последовательности. Однако при наличии склеенных между собой бумаг нумеровать каждый лист нужно по отдельности с включением в общую опись.

При совершении ошибок при счете и прописывании правильной последовательности пропущенные номера позволено нумеровать с использованием цифры с предыдущего листа с добавлением к ней буквы (например, 11 и далее 11а, 11б).

Когда нумерация пропущена или нарушена основательно, необходимо переписать номера листов заново. Неверная цифра зачеркивается и рядом ставится правильный номер. Если прошивка уже была скреплена заверительной надписью, в ней также производятся исправления.

Способы подшивки

Правильно прошить документ можно несколькими способами:

  1. При помощи иголки и нитки. Данный вариант используется в случаях, когда необходимо оформить небольшую подшивку. Сшивание обходится двумя проколами, через образовавшиеся отверстия продевается нить, концы которой скрепляются на оборотной стороне документа. На узел наклеивается отрезок бумаги с надписью, заверенной печатью.
  2. При помощи дырокола (шила) и нити. Как правильно прошить документы с дыроколом? Этот способ является наиболее приемлемым, когда речь идет о материалах большего количества. При этом обложка документа не подвергается прошивке.
  3. Дыроколом для люверсов и шнура. Как правильно прошить документ дыроколом для люверсов? Фурнитуру из металлического или пластмассового материала разрешается применять для оформления документов, имеющих срок хранения не более 10 лет. Для архивного содержания данный способ практически не применяется, исключение – при сроке хранения до 5 лет.
  4. С использованием дрели (шуруповерта). Применение инструментов обосновано, когда требуется прошнуровать очень объемные тома. При этом соединяются материалы достаточно толстой веревкой или лентой. В данном случае чаще всего необходимо вместе с делом прошивать обложку.
  5. На переплетном станке и автонумераторе. Данный вариант доступен только в типографиях для прошивки большого и крупного материала.
Читайте также:  Как подать на разделение имущества без развода

Порядок прошивки

Обычно вопросами подготовки документации занимается специалист, наделенный функциями делопроизводителя согласно приказу учреждения или своим должностным инструкциям. Как правильно прошить документ пошагово? Порядок прошивки документов содержит следующие моменты:

  • Распределение документов по дате и номеру листа в правильной последовательности, лицевой стороной вверх.
  • Удаление любых посторонних деталей с подготовленных материалов: скобы, крепки и т. д.
  • Укладка всех листов ровной стопкой (при наличии большого количества листов используется определенное приспособление).
  • Проделывание отверстий (они не должны заходить за поля, где находится текст, и должны располагаться на 1,5 см дальше от края листа). Для стандартных документов делается 3 прокола (иногда 4), для важных бумаг необходимо сделать 5. Центральное отверстие будет располагаться посередине, другие отверстия – в промежутке через 3 см каждое.

В полученные проколы продевается подходящая нить (если нитка тонкая, то она пропускается дважды), концы которой закрепляются узлом на тыльной стороне подшивки. Поверх связанных нитей прикрепляется прямоугольный лист (4 на 8 см) так, чтобы концы оставались видимыми. На наклейке указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов и данные сотрудника, производившего сшивку.

Как правильно прошить документы РБ? Так же, как это описано в статье выше.

Заверительная надпись

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала. Заверительная надпись представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Прошивка для архива

Материал для сдачи в архив требует соблюдения определенных наставлений о том, как правильно прошить документ. Перед тем как начать сшивать бумаги, необходимо удалить все лишние крепления, зацепы или иные элементы, мешающие прошивке. Весь перечень листов располагается по порядку, производится формирование ровной со всех сторон стопки.

Как правильно прошивать документы для архива?

Для типовых документов осуществляется произведение трех проколов при помощи специальной иглы либо шила. Отверстия располагаются на одинаковом расстоянии друг от друга (три сантиметра), начиная с центрального, которое должно быть расположено ровно посередине листа.

Сшивание материалов проводится с левой стороны стопки. От края листа, а также от текстовой части документа необходим отступ (полтора сантиметра). Используемая для продевания нить должна быть прочной и составлять около 70 сантиметров. Изначально прошнуровка начинается с центрального отверстия с конца документа и протягивается, пока оставшийся хвост нити не составит 15 сантиметров. Затем иголка вставляется в самый верхний прокол, протягивается до нижнего отверстия и снова в центральное. В конечном итоге завязывается узел с концами не менее 6-8 сантимтеров. Поверх образованного узла наклеивается заверительный лист.

Материалы постоянного хранения сроком более 10 лет передаются в архив согласно описи. Она удостоверяется заверительной надписью, предполагающей указание общего количества дел, их номерные знаки (прописываются словами и цифрами), ниже ставится дата и подписи участников приема-передачи документов.

Оказалось, что существует не так много регламентов, как правильно прошивать документы для архива. Главное – неукоснительно придерживаться их.

Формирование документов для налоговой

Как правильно прошить и опечатать документы для ФНС? Подготовка бумаг в это учреждение практически не отличается от стандартных типовых процессов, для которых подробно описаны приведенные выше рекомендации. Однако все-таки имеются некоторые отличия от прошивки материалов, передаваемых в архив. Официальные документы сшиваются специальной нитью или шпагатом. В обычном порядке проделывается 3 отверстия, для бухгалтерских отчетов необходимо 5. Опечатываются прошитые бумаги полоской 3 на 5 см, которая наклеивается поверх связанного узелка из ниток.

Хотя с недавних пор для заявлений и учредительных документов, подаваемых в Налоговую службу, подшивка не обязательна. Безусловно, это в какой-то мере является плюсом: появится больше свободного времени, которые можно потратить с большей пользой.

По истечении года после завершения дел материалы сдаются в архив конторы. Если такового не имеется, то передаются на государственное или муниципальное хранение. В среднем нотариальная документация хранится до 75 лет.

Одним их важнейших требований к прошитым документам является неприкосновенность. Поэтому в случае упущения какого-либо листа или материала просто так вставить его не получится. Для этого потребуется расшивать дело и формировать его заново либо оформлять пропущенный документ отдельно. В полностью готовую подшивку не разрешается добавлять или вынимать листы.

Теперь понятно, как правильно прошить и опечатать документы для налоговой или архива.

Статьи по теме

В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки.

★Все о том, как прошить документы в три дырки

Скачайте полезные материалы:

Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно

Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Какую документацию нужно прошивать

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  • Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
  • Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  • Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  • Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
  • Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  • Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.

Читайте также:  Комната ознакомления в арбитражном суде москвы

Правила прошивки документов нитками по ГОСТу

Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.

На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них:

  1. Инструкции по документированию Центробанка России;
  2. Типовая инструкция по делопроизводству (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
  3. Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);

Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.

Необходимые материалы для прошивки документов

Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.

  • Классически листы скрепляют нитью. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки таким способом используют иглу или дырокол. После нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
  • Чтобы скреплять объемные папки применяют шуруповерт или плотную веревку;
  • В некоторых случаях можно использовать специальное оборудование — станок для прошивки документов или переплетную машинку. Так сшивают листы чаще всего в типографии.

Аппарат для прошивки документов

Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации, целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100). Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами. Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.

Нитки для прошивки документов

Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.

Наклейки для прошивки документов

Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации. К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

  • Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
  • При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
  • Обязательна надпись "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов", где вместо прочерка ставят количество листов.
  • Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
  • Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Схемы прошивки документов

Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию. Обязательно нужно:

  • Удалить скобы и скрепки;
  • Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
  • Подготовить обложку (стандартная — 229х324 мм);
  • Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;

Как прошивать документы в две дырки

Чтобы прошить документ в две дырки, воспользуйтесь канцелярским дыроколом и ниткой. Если дырокола нет и страниц в документе немного, проколоть дырки можно толстой иглой. Сложите листы стопкой и проколите дырки вдоль левого края, отступив от него 1 см.

Нить проденьте через оба прокола так, как показано на схеме ниже, чтобы между отверстиями она образовала петлю.

Схема прошивки документа в две дырки

Концы нитки завяжите узлом, сложите вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой. Пломба — это кусок белой бумаги прямоугольной формы, размером приблизительно 8х5 см. На листе сделайте надпись: «Пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Укажите количество листов, фамилию, инициалы, распишитесь с указанием даты.

Как прошивать документы на уголок

Кассовые документы бухгалтерии и некоторые другие можно прошивать «через уголок». Сложите листы стопкой, загните левый угол на обратную сторону. Проделайте с помощью иглы в отогнутом уголке бумаги два отверстия и прошейте документ способом в две дырки. Не забудьте зафиксировать концы нити бумажной пломбой.

Схема прошивки документа на уголок

Как прошивать документы в три дырки

До того, как прошить документы нитками, сложите листы стопкой и пробейте в ней три отверстия, расположенный по одной прямой, отстоящей от левого края стопки приблизительно на 1 см.

Нитку, вдетую в иглу с большим ушком, проденьте в среднее отверстие с тыльной стороны. Действуйте в соответствии со схемой прошивки ниже. Выведенные концы нити свяжите узелком, подровняйте и зафиксируйте при помощи бумажной пломбы.

Схема прошивки документа в три дырки

Как прошить документ в четыре дырки

Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1.5 – 2 см друг от друга. При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже.

Схема прошивки документа в четыре дырки

Выведенные на тыльную сторону концы нити свяжите узелком и опломбируйте.

Как прошить папку с документами

При передаче документов в архив, бумаги, которые относятся к одному типу или сопровождают определенное направление деятельности компании, подшивают в общую папку в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Общая папка, которая содержит как одно- так и многостраничные документы, должна иметь твердую обложку. Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — 250. Ни дыроколом, ни, тем более, иглой, такую толстую пачку бумаги не пробьёшь, поэтому в таких случаях используют шуруповерт и шпагат, а также переплетный станок. Бумаги, подшитые в папки, скрепляются с помощью пластиковой или металлической пружины, что позволяет их легко расшить при необходимости.

Базовые правила прошивки документов

Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке. Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно, и вся документация строго упорядочена.

Основные правила прошивки документов:

  • нумерации подлежат не страницы подшивки, а листы;
  • если количество листов превышает 250, папку необходимо разбить на том с отдельной нумерацией;
  • опись дела не нуждается в нумерации;
  • номера необходимо проставлять арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы, делая отступ от текста;
  • в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
  • в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
  • если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
  • когда в дело включают письма в конвертах, первым нумеруется конверт, а затем — вложенные листы;
  • приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.
Читайте также:  Заявление в прокуратуру о невыплате расчета

Научитесь прошивать документы правильно. Так с меньшей вероятностью потеряете отдельные листы. Кроме того, во время проверок сведете к нулю отказы в приеме многостраничных документов из-за того, что они оформлены неправильно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75 . Это быстро и бесплатно !

Сотрудники предприятий и государственных служб Российской Федерации не понаслышке знают, что такое прошивка документов.

Существует множество организаций, которые принимают только прошитую и заверенную документацию. Сотрудникам предприятий необходимо знать основные правила прошивки документов. Познакомимся с ними подробнее.

Какие документы нужно прошивать в делопроизводстве?

Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба. В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки.

Итак, прошивать необходимо документы:

  • для сдачи в архив;
  • перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
  • бухгалтерского учета;
  • кадрового учета.

Зачем нужно сшивать документы?

Дела прошиваются для предотвращения ситуаций с их подменой или потерей. Прошитая стопка с пронумерованными страницами является защитой от подобных действий.

Прошитые бумаги проще систематизировать. Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу?

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

К этим инструкциям относятся:

  • ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • методические рекомендации по делопроизводству;
  • инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
  • Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
  • утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.

Подготовка документов к сшиванию

Начнем с того, что любые документы должны быть прошиты аккуратно. Делопроизводитель обязан следить за соблюдением всех норм. Именно он несет ответственность за документацию предприятия.

До того, как начать процедуру сшивания, уделите внимание обложкам для каждого вида папок. Они классифицируются по типу дел, хранящихся в них:

  • стандартные (под ними сшиваются листы стандартных размеров);
  • нестандартные
  • для длительного хранения (произвольный формат, но особо прочный картон. Дела в таких папках хранятся более 25 лет).

По ГОСТу на обложках папок должны быть прописаны:

  • название организации;
  • название подразделения;
  • индекс дела;
  • заголовок;
  • срок хранения;
  • номер тома;
  • количество листов;
  • дата составления;
  • опись.

Основные принципы комплектации прошитых дел:

  • пачка должна соответствовать размеру не более 4-см, а количество листов не должно быть более 250;
  • стандартные размеры архивной книги – 32×23 см;
  • первая страница должна оставаться чистой для составления описи дел.

Следующим шагом будет проставление нумерации для каждой страницы. Проставленная нумерация помещается в правый верхний угол лицевой стороны страницы. Опись при нумерации не учитывается. Все иллюстрации должны нумероваться с другой стороны листка.

Какие материалы могут потребоваться?

Классический способ для прошивки дел, отчетности, протоколов и актов требует наличие следующих материалов:

  • иголки разных диаметров, шила, дырокола;
  • картона для обложки;
  • небольшая бирка для заверения;
  • ножниц и клея;
  • печати.

Процесс сшивания документов

Состоит из трех этапов:

  1. Подготовка. На этом этапе делопроизводитель должен сложить документы в ровные стопки и сделать 2 симметричных вертикальных отверстия. Если дела представляют особую важность, то используют прошивание в 5 отверстий.
  2. Прошивание. На этом этапе потребуется толстая нить, шпагат или лента. Бумаги прошиваются два раза, хвосты выводят наружу и связывают в узел.
  3. Заверение. Последний этап заключается в том, что на хвосты узла наклеивается бумажная бирка. На этой бирке должно быть описано количество прошитых бумаг, проставлена роспись и инициалы делопроизводителя. Последним шагом будет простановка печати предприятия. Подпись и печать проставляется после того, как канцелярский клей высохнет. Для особо значимых документов, подпись и печать заливается клеем.

Способы прошивки документов

Способы прошивки классифицируются по количеству отверстий:

Прошивание тремя отверстиями: на сложенных бумагах с левого края делают три дырки. В среднюю вводится нить, конец которой оставляют снаружи на обратной стороне. Затем нитка пропускается в первую дырку, оттуда в нижнюю, после опять в среднюю. Концы нитки должны оказаться на оборотной стороне документа. Их завязывают узлом и наклеивают бирку с печатью и подпись.

Прошивание с четырьмя отверстиями: изначально игла с нитью вводится в последнюю дырку, затем в среднюю, а после змейкой вверх. Далее иглу проводят через вторую нижнюю дырку снаружи, затем в третью. После в верхнее отверстие и опять в третью снизу. Таким образом, на оборотной стороне дела появляются два хвоста. Их завязывают узлом и заклеивают пергаментной бумагой или калькой.

Сшивание пятью отверстиями происходит по такому же принципу.

Как сшить документы большого объема?

Что делать в тех случаях, когда сотрудник столкнулся с объемными пачками документов? Здесь на помощь придут далеко не канцелярские принадлежности. Например, шило. Если необходимо сшивать бухгалтерскую отчетность, сложенную в габаритную стопку, сотрудники используют гвоздь или молоток.

Как заверить прошитые документы?

Очередным шагом в основной процедуре делопроизводства будет проставление заверительной подписи. Ее необходимо проставить на небольшой бумажной бирке наклеенной поверх узла.

На ней нужно обозначить следующее: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Затем указывается должность, инициалы и подпись сотрудника, а также дата сшивания документов. Подпись проставляется после высыхания клея. Это гарантирует, что подпись не смажется.

Что будет, если документы сшиты неправильно?

Несмотря на простые действия, важность этого мероприятия очень велика. При приеме человека на должность делопроизводителя, необходимо спрашивать владеет ли он правилами выполнения процесса сшивания отчетности, актов, счетов и других важных бумаг.

Неправильное выполнение процедуры может повлечь за собой серьезные проблемы для руководства и предприятия в целом.

Вот некоторые из них:

  • из-за неправильной прошивки отказать в приеме документации могут любые государственные структуры;
  • потенциальные партнеры, вероятно, расценят это как знак неуважения и откажут в сотрудничестве;
  • неаккуратная прошивка папок с делами может привести к их потере, подмене или расформированию. Доказать подобные вещи крайне сложно.

Подводя итог, стоит сказать, что делопроизводство – не самый простой процесс. Сложность создает то, что не существует единого правила для прошивки дел.

Сшивание внутренней документации для офисного хранения не требует особых навыков. Когда речь заходит о ценных бумагах, тогда к работе необходимо отнестись со всей ответственностью.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 455-03-75 (Москва)
+7 (812) 407-26-30 (Санкт-Петербург)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Adblock detector