Прошу вашего разрешения на приобретение

Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть , где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

  • причина обращения
  • В связи с неполучением.
  • Учитывая социальную значимость .
  • Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество).
  • Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей).
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
  • Ввиду задержки получения груза.
  • Исходя из результатов переговоров по вопросу о.
    и т. п.
  • цель обращения
    • В целях выполнения распоряжения.
    • В целях скорейшего решения вопроса.
    • Для согласования вопросов.
    • В целях обеспечения безопасности прохождения груза.
    • Во избежание конфликтных ситуаций.
      и т. п.
    • ссылки на основание для обращения
      • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
      • В связи с обращением в наш адрес.
      • На основании устной договоренности.
      • На основании нашего телефонного разговора.
      • Согласно постановлению правительства.
      • Согласно протоколу о взаимных поставках.
        и т. п.
      • Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

        Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

        2. Собственно просьба . Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

        В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок .

        Просьба может излагаться от первого лица единственного числа (" Прошу. "), от первого лица множественного числа (" Просим. "), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: " Дирекция просит. ", " Администрация просит. ", " Совет трудового коллектива просит. " и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением ( Администрация и Совет трудового коллектива просят. ).

        Если письмо-просьба является многоаспектным , то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

        Прошу. ( Просим. )
        .
        Одновременно прошу. ( Также просим. )
        .
        А также прошу. ( А также просим. )
        .
        и т. д.

        При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

        1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
        2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова " Прошу. " — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
        3. Не спешите благодарить адресата заранее . Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

        При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

        • Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой.
          . об отправке в наш адрес.
          . о направлении в мой адрес.
          . о высылке в адрес нашей организации.
          . о предоставлении мне.
        • Просим (прошу) Вас (вас).
          . сообщить (нам).
          . выслать (мне).
          . срочно представить.
          . немедленно доложить.
          . известить (руководство предприятия) о.
          . проинформировать меня о.
        • Прошу Вашего (вашего) согласия на.
          . отправку в адрес.
          . предоставление нам.
          . ознакомление . с.
          . передачу . следующего оборудования.
        • Просим Вашего (вашего) содействия в.
          . получении.
          . скорейшей отправке.
          . предоставлении дополнительной информации относительно.
          . проведении.
        • Прошу Ваших (ваших) указаний.
          . на заключение договора о.
          . на выдачу со склада предприятия . представителю.
          . на оформление документов о.
          . на пересмотр.
        • Просим Вас не отказать в любезности и . .

        Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

        Правила составления письма-просьбы

        Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

        Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

        Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

        • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
        • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
        • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
        • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
        Читайте также:  Когда можно сменить объект налогообложения при усн

        Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

        Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

        Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

        Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

        Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

        Инструкция по составлению письма-просьбы

        Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

        Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

        Как отправить письмо

        Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

        Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

        После отправления письма

        Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

        Примеры составления писем-просьб с пояснениями

        Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

        Письмо-просьба о выделении денежных средств

        Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

        От НКО «Помощь пенсионерам»
        Депутату Законодательного собрания
        Иванову И. И.

        Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

        Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

        На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

        С уважением, Петрова А. А.

        Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

        • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
        • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
        • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

        Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

        Письмо-просьба о поставке товара

        Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

        Начальнику компании «ААА»
        Иванову И. И.
        От руководителя компании «БББ»
        Петрова Б. Б.

        Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

        Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

        Наши контакты: (уточнить).

        С уважением, Борис Борисович.

        Письмо-просьба о предоставлении скидки

        Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

        Читайте также:  Возврат сложнотехнического товара надлежащего качества статья

        Начальнику компании «Восток»
        Иванову И. И.
        От руководителя компании «Запад»
        Петрова Б. Б.

        Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

        В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

        Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

        Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

        С уважением, Борис Петров.

        В письме есть следующие важные пункты:

        • Объяснение необходимости скидки.
        • Указание точного размера скидки, сроков.
        • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

        Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

        Письмо-просьба о снижении арендной платы

        Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

        Начальнику компании «Плюс»
        Иванову П. П.
        От руководителя компании «Минус»
        Петрова И. И.

        Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

        За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

        С уважением, Иван Иванович.

        В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

        Письмо-просьба об оплате задолженности

        Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

        Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
        Иванову И. И.
        От руководителя компании «Где деньги»
        Сидорова П. П.

        Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

        Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

        С уважением, Петр Петрович.

        В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

        • Точная сумма долга.
        • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
        • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

        В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

        Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

        Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

        Начальнику компании «Где деньги»
        Сидорову П. П.
        От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
        Иванова И. И.

        Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

        На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

        • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
        • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

        Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

        С уважением, Иван Иванович.

        Письмо-просьба оплатить за другую организацию

        Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

        Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
        Иванову И. И.
        От руководителя компании «Где деньги»
        Сидорова П. П.

        Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

        С уважением, Петр Петрович.

        Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

        Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

        Читайте также:  Проводки по итогам инвентаризации

        Директору компании «ААА»
        Петрову Б. Б.
        От общественной организации
        «Дарим добро»

        Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

        Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

        Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

        С уважением, Иван Иванович.

        Подводя итог

        Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

        Начинаем со своей цели

        Начинаем с интереса адресата

        Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о…

        Довожу до Вашего сведения, что…

        Прошу (Вас) выделить средства…

        Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…

        В связи с возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….

        Прошу оказать содействие…

        Прошу Вашего содействия в…

        Напоминаю (напоминаем) о…

        Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

        Считаю необходимым обсудить с Вами …

        Хочу (хотим) согласовать с Вами….

        Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы…

        Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта…

        Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о…

        Информирую (Вас) о…

        Позвольте проинформировать о…

        Обращаюсь к Вам в связи с…

        Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …

        Ставим Вас в известность о…

        Настоящим извещаем (Вас) о…

        Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)…

        Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями…

        Предлагаем содействие в решении проблемы…

        Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)…

        Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

        Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …

        Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….

        Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж…

        Рады (имеем честь) предложить (Вам)…

        Рады сообщить о возможности…

        Хотим привлечь Ваше внимание…

        Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…

        Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий…

        Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и произвести оплату всех ранее полученных счетов за …

        Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации…

        Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….)

        Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу…

        Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по ….

        Требуем от… немедленного принятия мер…

        Прошу ликвидировать отставание (задолженность)…

        Просим направить вашего представителя…

        Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…)

        Ждем Вашего решения …

        Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы…

        Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)…

        Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций…

        Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)…

        Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений…

        Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться…

        Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…

        C готовностью ответим на Ваши вопросы…

        Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

        Прощание, заключительная фор мула вежливости

        Уважаемы Иван Петрович !

        Уважаемый господин министр!

        Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)!

        С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)…

        С благодарностью (признательностью) и уважением…

        С пожеланиями успеха (всего наилучшего)….

        С надеждой на плодотворное сотрудничество…

        Открывающая фраза – для ответов на обращения

        Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….)

        В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем….

        Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем….

        В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)…

        В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…

        Искренне (от лица…, от имени…) благодарим…

        Выражаем благодарность (признательность)…

        С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем…

        Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

        Упоминание о санкциях

        Мы будем вынуждены:

        обратиться в судебные органы (суд)

        · инициировать судебное разбирательство

        · отказаться от дальнейшего сотрудничества

        · пересмотреть планы (условия) сотрудничества

        · поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)

        · поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества

        · прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям

        · заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…

        · заявить о несогласии с фактами…

        Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по…

        Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд…

        Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…

        С радостью (огорчением) сообщаем…

        К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

        Добавить комментарий

        Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

        1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
        Загрузка...
        Adblock detector