Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.
Запросите у сотрудницы оригиналы документов, чтобы подтвердить смену фамилии
Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.
Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно . Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.
Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии . По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.
Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.
Внесите изменения в трудовой договор, личную карточку и трудовую книжку
В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.
Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).
Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку . Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).
Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Исправьте другие кадровые документы по необходимости
Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».
Закрепите в ПВТР, когда работник должен сообщить об изменении фамилии
Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.
Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей». С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.
Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.
Важные выводы
1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.
2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.
3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.
Так сложилось, что в патриархальном обществе после свадьбы девушка берет фамилию своего избранника.
Смена фамилии связана с рядом бюрократических процедур: необходимо изменить данные во многих имеющихся документах.
Менять или не менять?
Менять или нет фамилию при вступлении в брак — личное дело каждой девушки.
Вступая в брак, молодая жена может выбрать один из трех вариантов:
Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-86-72 .
- Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
- Взять фамилию мужа;
- Взять двойную фамилию;
- Оставить фамилию, данную ей при рождении (девичью фамилию).
При регистрации брака соответствующее волеизъявление фиксируется документально. Наиболее распространен первый вариант развития событий. Между тем, жена может принять решение о смене фамилии через несколько дней и даже лет после свадьбы. Этот период никак не регламентирован законодательно.
На основании какого документа осуществляется смена фамилии?
Законом не запрещена смена фамилии после бракосочетания. Это право обозначено ст. 19 ГК РФ, а также ст. 58 ФЗ «Об актах гражданского состояния». Для смены фамилии необходимо:
- Уплатить предусмотренную законом госпошлину. Ее размер лучше уточнить заранее у сотрудника ЗАГСа;
- Обратиться в орган записи актов гражданского состояния, расположенный по месту постоянной или временной регистрации, и подать соответствующее заявление.
На профессиональном языке работники ЗАГСа называют его «Форма № 15». К заявлению прилагаются:
При нежелании посещать ЗАГС, заявитель может подать пакет документов на смену фамилии через МФЦ. Установленные законодателями сроки его рассмотрения при этом не поменяются.
Содержание заявления
В «шапке» документа на перемену фамилии необходимо указать:
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:
- Москва: +7 (499) 110-86-72 .
- Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
- Наименование органа ЗАГС, в который оно подается;
- ФИО заявителя.
По тексту заявления должны быть прописаны следующие сведения:
- Старая и новая фамилии;
- Дата рождения и место рождения заявителя;
- Гражданство и семейное положение;
- Сведения о несовершеннолетних детях;
- Место жительства;
- Реквизиты удостоверяющего личность документа;
- Причина перемены фамилии.
В заполненном бланке заявитель обязательно проставляет текущую дату и лично расписывается.
Рассмотрение заявления
При наличии уважительных причин допускается увеличение временного промежутка в два раза. За это время супруга вполне может передумать менять фамилию, уведомив об этом органы ЗАГСа и отозвав заявление.
По истечении установленного для рассмотрения срока супруга может обратиться в органы ЗАГС за справкой о перемене фамилии. Получив ее, женщина обязана поменять еще ряд документов:
- Российский и заграничный паспорт;
- Водительское удостоверение;
- Полис медицинского страхования;
- СНИЛС.
При смене фамилии не подлежат замене:
- ИНН;
- Трудовая книжка;
- Диплом об образовании;
- Документы, подтверждающие наличие в собственности какого-либо имущества.
Медицинское обследование лиц вступающих в брак происходит по личному желанию будущих супругов.
Сколько стоит заключение брачного договора у нотариуса? Подробно об этом здесь.
В некоторых случаях фамилию ребенку можно поменять даже без согласия отца. При каких условиях это возможно, читайте в нашей статье.
Особенности смены фамилии при вступлении в брак
Выходя замуж, многие женщины по сложившейся традиции берут фамилию мужа. Нередко решающим фактором является желание избежать путаницы, проблем юридического характера и излишней бюрократии при появлении детей в семье.
В этом случае волеизъявление о смене фамилии в момент вступления в брак будущая супруга указывает в заявлении о заключении брака, которое жених и невеста подают в ЗАГС:
- Лично;
- Через МФЦ;
- Через интернет-сервис «Госуслуги».
Заявление в ЗАГС (форма №7) необходимо подать как минимум за месяц до свадьбы. В нем жених и невеста указывают:
- Наименование органа ЗАГС, в который подается заявление;
- Свои ФИО, дату рождения и возраст на момент регистрации брака;
- Место рождения и гражданство;
- Паспортные данные;
- Данные документа, подтверждающего расторжение предыдущего брака (если он имел место быть);
- Фамилии, которые необходимо присвоить мужу и жене после регистрации брака.
Нюансы оформления заявления
При замене паспорта
После смены фамилии в связи с замужеством женщине необходимо поменять паспорт гражданина РФ. Законом на это отведено 30 календарных дней после изменения личных данных.
Замена паспорта осуществляется на основании предоставленного женщиной пакета документов:
- Свидетельства о заключении брака (или справки о перемене имени);
- Действующего паспорта с отметкой о вступлении в брак;
- Квитанции об оплате госпошлины и фотографий на новый документ.
К пакету необходимо приложить собственноручно подписанное заявление по форме 1П.
Заполнить его можно как письменным от руки, так и печатным текстом. Оно содержит следующие сведения:
- ФИО, дата и место рождения;
- Паспортные данные;
- Данные свидетельства о заключении брака;
- Место жительства;
- В заявлении в стандартной форме излагается просьба выдать новый паспорт в связи со сменой фамилии.
Предоставляемое работодателю
Если женщина официально трудоустроена, при смене фамилии после замужества она должна уведомить об этом работодателя.
Каких-либо особых требований к оформлению заявления нет. Оно может быть:
- Написано вручную;
- Напечатано на бумаге.
Обычно его оформляют на листе формата А4. В правом верхнем углу сотрудница пишет ФИО руководителя, наименование организации, а также свои должность и ФИО. Далее по центру слово «заявление».
Затем в свободной форме нужно изложить просьбу внести изменения в свои учетные данные со ссылкой на документ-основание для внесения изменений.
На заполненном документе необходимо поставить дату составления и личную подпись, а после передать сотруднику отдела кадров или непосредственному руководителю.
Вот так выглядит образец заявления:
Выходя замуж, женщина может поменять фамилию сразу или через некоторое время после замужества. Волеизъявление указывается в заявлении на регистрацию брака, которое за месяц до свадьбы подают в органы ЗАГС жених и невеста. Если женщина не меняла фамилию при вступлении в брак, но решила сделать это после замужества, для такого случая предусмотрена отдельная форма заявления, подаваемого в орган ЗАГС.
Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!
Порой вопрос замены каких-либо документов встаёт очень остро. Например, после замужества изменилась фамилия. Некоторые документы продолжают действовать, а некоторые нужно будет поменять. Надо ли менять ИНН в случае смены фамилии?
Обязательно ли менять ИНН в связи со сменой фамилии после замужества
ЗАГС уведомляет налоговую службу об изменении фамилии или имени, а уже налоговая служба изменяет данные в архиве, а это значит, что данные идентификационного номера согласуются с фамилией заявителя по последней информации.
Налоговая служба не обязывает владельца ИНН получать бумажный вариант документа. Но после того как фамилия сменилась, вы будете предъявлять ИНН при каждом поступлении на работу, и вам постоянно придётся ожидать проверок со стороны работодателя и отвечать на целую кучу дополнительных вопросов. Чтобы избежать всего этого, ИНН всё-таки лучше поменять. Это не такая уж и сложная операция, тем более бесплатная.
Сроки обмена ИНН
Закон не устанавливает сроков, в которые нужно сменить свидетельство. Соответственно, не предусмотрены и штрафы за просрочку. Получить новый документ в интересах самого налогоплательщика.
Видео: в каких случаях нужно заменить свидетельство ИНН
Что необходимо для замены личного идентификационного номера налогоплательщика физическому лицу
Для того чтобы переделать ИНН на новую фамилию, нужно написать заявление и подать его в налоговую службу. К нему надо приложить документы:
- паспорт (если заявление передаётся через представителя или по почте — нотариально заверенная копия паспорта);
- оригинал свидетельства о заключении или расторжении брака (в ситуации, когда фамилия меняется при вступлении в брак);
- старый идентификационный номер налогоплательщика.
Заявление заполняется по установленной форме № 2–2-Учёт или в электронном виде. Бланк можно скачать по ссылке.
Как правильно заполнить бланк заявления: инструкция и образцы заполнения
- номер органа ФНС по вашему месту проживания;
- полностью Ф. И. О. по новому паспорту. В случае возникновения ситуации, когда отчества нет, в нужной графе ставится «1»;
- количество копий, которые вы добавили к подписанному заявлению, — пишется снизу справа, если вы получаете ИНН через представителя или пользуясь способом «Заказное письмо»;
- цифры «5» и «6», в зависимости от того, каким способом вы получаете ИНН — самостоятельно или через представителя с нотариальной доверенностью:
- 5 — форму заполняет персонально физическое лицо — заявитель;
- 6 — форму заполняет представитель заявителя с нотариально заверенной доверенностью на руках;
Остальные пункты на странице №1 заполняют служащие налоговой инспекции.
Образец заполнения 1 страницы заявления
- новая фамилия полностью, имя и отчество — инициалами;
- старая фамилия, имя и отчество полностью;
- год, когда изменилась фамилия;
- номер, обозначающий половую принадлежность: 1 — мужчина, 2 — женщина;
- дата рождения заявителя;
- место рождения — по паспорту;
- код идентификационного документа: «21» – паспорт (потом ставится информация о паспорте — серия, номер, кем выдан, дата и место выдачи), для других идентификационных документов — на основании с Приложением №1 о порядке заполнения заявления на постановку на налоговый учёт в ФНС;
- гражданство:
- 1 — гражданство имеется;
- 2 — у заявителя отсутствует гражданство;
Образец заполнения 2 страницы заявления (часть 1)
Образец заполнения 2 страницы заявления (часть 2)
- новая фамилия полностью, имя и отчество — инициалами;
- сведения о вашем документе, который подтверждает регистрацию (если не указана в паспорте);
- бывшее место жительства, если адрес изменялся;
- подпись подателя заявления или его представителя.
Для лиц, которые живут за пределами РФ, следует написать код страны постоянного зарегистрированного проживания, а также указать число, месяц, год завершения официального пребывания в РФ;
Если вы получаете ИНН, используя способ «Заказное письмо», то также нужно указать место действительного проживания.
Образец заполнения 3 страницы заявления
Где и как можно обменять документ
Заявление можно подать в ФНС самому, через доверенное лицо, по почте или через интернет. Получить — лично или по почте.
При этом следует учесть, что личный номер налогоплательщика остаётся прежним, меняется бланк свидетельства о постановке на налоговый учёт.
Подача заявки онлайн через интернет
Сейчас существует возможность подать заявление на обмен ИНН не выходя из дома. Для этого можно воспользоваться сайтом Федеральной налоговой службы или сайтом государственных услуг gosuslugi.ru.
Нужно помнить, что специальная страница замены ИНН при смене фамилии отсутствует, поэтому заявление надо заполнять по форме постановки на учёт физического лица. На его основании сотрудники внесут изменения в базу данных. Делается это следующим образом:
- перейти на один из вышеуказанных сайтов;
- перейти на страницу подачи заявления на выдачу налоговых документов физическому лицу;
- заполнить необходимые пункты;
- отправить заявление онлайн;
- забрать ИНН самому в ФНС или сделать доверенность на представителя, который заберёт этот документ.
Выбирайте услугу внимательно, за повторную выдачу ИНН взимается госпошлина, а за процесс замены ИНН — нет.
Видео: регистрация и подтверждение личности на сайте Госуслуги
Порядок обращения в ФНС для внесения изменений
Подать заявление и получить новый документ можно лично в Федеральной налоговой службе. Порядок действий таков:
- распечатайте или возьмите в ФНС форму 2–2 Учёт;
- напишите заявление по вышеуказанному образцу и сделайте его ксерокопию;
- с оригиналом заявления, его копией и идентификационным документом обратитесь в ФНС по месту жительства;
- получите готовый ИНН.
Если вы не можете самостоятельно заменить ИНН, вы имеете право это сделать через представителя. Для этого понадобится всего лишь нотариально заверенная доверенность. Вы должны написать текст доверенности и подписать его у нотариуса.
Как переоформить и получить ИНН заказным письмом
Чтобы воспользоваться услугами почты, вам понадобится нотариально заверенная ксерокопия паспорта (страницы с личными данными и с пропиской). Если в паспорте нет регистрации — копия документа, подтверждающего действительное место проживания. Для получения готового ИНН нужно прийти в налоговую службу: заявитель с идентификационным документом, представитель — с нотариальной доверенностью.
Получить готовое свидетельство по почте можно только при отправке заявления, заверенного электронной подписью. Таково требование ФНС.
Сколько времени будут делать документ и сколько это стоит
Операция замены идентификационного номера налогоплательщика бесплатная, и с вас не должны требовать деньги. Если и придётся что-то оплатить, то только сопутствующие расходы — оформление доверенности и стоимость пересылки письма.
Ждать долго не придётся. Изготовление нового бланка занимает не больше 5 календарных дней.
Процедура замены ИНН не является обязательной, но во избежание лишних проблем лучше заменить ИНН при смене фамилии.