Может ли ИП работать без печати? Общее правило гласит, что может. Точнее, ни один нормативно-правовой акт прямо не обязывает применять печать ИП, но в предпринимательской деятельности немало ситуаций, когда штампы в документах обязательны.
Когда без печати не обойтись
Приводим перечень ситуаций, в которых закон требует от компаний и ИП проставлять печати в документах.
- Если у вас есть работники. Действующая инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) обязывает при внесении кадровых записей заверять их подписью нанимателя и штампами (организации или кадровой службы). То есть, судя по этой инструкции, печать ИП при найме работников не требуется, эта обязанность установлена только для юридических лиц. Однако есть ещё одно постановление — Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и в нём уже не делается различий между организацией и физическим лицом, а используется понятие «работодатель». Пункт 35 Правил, утверждённых постановлением, требует, чтобы при увольнении сотрудника все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы, заверялись подписью работника, а также подписью и печатью работодателя. Таким образом, обязанность заверять штампами записи в трудовых книжках установлена для всех работодателей, и физические лица – не исключение.
- При оформлении бланков строгой отчётности. До середины 2019 года получение оплаты при указании услуг населению можно подтверждать не чеком ККТ, а выписывать БСО. Порядок заполнения бланков (постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359) предусматривает наличие штампа исполнителя, без оттиска первичный документ признается недействительным.
- При выдаче приходного кассового ордера. ПКО – это первичный документ, подтверждает поступление наличных денег в кассу ИП или предприятия. В отличие от расходного кассового ордера наличие штампа на ПКО обязательно.
- При участии в госзаказах. Котировочная заявка на выполнение госзаказа должна заверяться оттиском, без этого заявка не принимается.
Нужна ли ИП печать для открытия расчётного счёта? В инструкции Центробанка РФ от 30.05.2014 № 153-И говорится, что образец оттиска проставляется только при его наличии. Если его нет, то банк не вправе отказать в открытии расчётного счёта только по этому основанию. Но негласно банковские операционисты настаивают на этом условии, потому что штамп помогает идентифицировать клиента.
Каким должен быть оттиск
Официальные требования 2019 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.
Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:
- круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
- треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
- прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.
Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:
- полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
- указание на организационно-правовую форму "индивидуальный предприниматель";
- местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
- государственный регистрационный номер ОГРНИП.
В 2019 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.
Образец печати для ИП в 2019 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.
Важно: факсимиле, т.е. образец личной подписи гражданина, не является официальным символом ИП. Применять факсимиле можно только по согласию сторон при подписании договоров и для внутреннего оборота.
Чтобы изготовить печать для ИП, надо обратиться в специализированную организацию. К сожалению, в отсутствие контроля за изготовлением штемпельной продукции, многие исполнители работают без свидетельства, подтверждающего госрегистрацию ИП. Изготовить штампы можно не только по своим, но и чужим реквизитам, для этого достаточно образца оттиска.
Для снижения риска подделки заказывайте клише с защитой, при которой используют:
- гильоширные сетки толщиной не более 0,1 мм;
- специальные метки (контрольные, химические, УФ);
- многоцветность;
- гравировку рисунков и фотографий;
- особые защитные элементы, применяемые для гербовых изображений;
- двумерный штрих-код.
Мы не обсуждаем, нужна ли ИП печать, в тех случаях, которые рассмотрели выше. В такой ситуации просто нет причин для сомнений. Ответ на вопрос — конечно, нужна. Но как быть, если предприниматель не оказывается в ситуациях, где печать ИП обязательна? К примеру, наёмных лиц у него нет, бланки строгой отчётности и приходные ордера не выписывает.
Может ли работать ИП без печати, если нормативно-правовой акт этого не требует? Разумеется, может, и многие коммерсанты прекрасно обходятся без этого атрибута. И все-таки, этот символ, идентифицирующий бизнесмена, вызывает большее доверие при оформлении деловых бумаг, чем обычная подпись.
У индивидуального предпринимателя есть выбор: трудиться с оттиском печати или без него. В случае применения печати возникает вопрос о том, что в ней должно содержаться. В целях узнаваемости в оттиск целесообразно включать уникальные регистрационные сведения предпринимателя и территорию его проживания. И также можно изобразить, к примеру, торговую марку, логотип или иной символ, отображающий вид деятельности ИП.
Требования, предъявляемые к печати ИП
Оттиск печати в деловом обороте используется для подтверждения подлинности документов и придания им юридической силы. Печать сопровождает подпись индивидуального предпринимателя и служит дополнительным средством его идентификации.
Законодательство Российской Федерации не вынуждает ИП пользоваться печатью, но в ряде случаев закон предусматривает её обязательное применение. Например, тогда, когда бизнесмен при осуществлении своей деятельности выступает в качестве работодателя. В таком случае он должен заверять записи в трудовых книжках наёмных работников своей личной подписью и оттиском печати. Есть и другие случаи в финансовых и хозяйственных отношениях, когда закон обязывает предпринимателя заверять свои действия подписью и печатью.
Проставлять печать следует на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи.
Печать ставится отдельно от подписи
Поскольку предпринимателю не вменяется обязанность иметь печать, то и требований закона к внешнему виду и оттиска ИП нет. Создавая свою печать, бизнесмен может ориентироваться на сложившиеся традиции делового оборота, а также на требования к печати юридических лиц.
Исходя из того, что задача оттиска печати состоит в индивидуализации, идентификации, узнаваемости участника деловых правоотношений, в 2018 году предлагается следующий перечень обязательных реквизитов для включения их в клише:
- организационно-правовая форма с указанием фамилии и инициалов ИП, например: «Индивидуальный предприниматель Ю. Б. Иванов»;
- основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя, например: «ОГРНИП 310774600000000»;
- индивидуальный номер налогоплательщика, например: «ИНН 770000000000»;
- место нахождения ИП (страна, регион или населённый пункт), например: «г. Москва».
При желании предприниматель может указать свой род занятий: «Бюро консультационных услуг» и оформить этот элемент печати уникальным способом в виде логотипа или эмблемы.
На печати указываются уникальные сведения о предпринимателе, однозначно идентифицирующие его
Виды форм клише для печати
В хозяйственной деятельности юридических лиц наибольшее распространение получило клише круглой формы, что объясняется прямым требованием к организациям иметь собственную круглую печать с наименованием. Помимо круглых, в компаниях допускаются прямоугольные, квадратные, треугольные клише. Они могут использоваться для различных внутренних и внешних документов.
При имеющейся свободе выбора для ИП рекомендуется клише круглой печати. Это связано, прежде всего, с аналогией применения круглой печати в деятельности юридических лиц. Разумеется, предприниматель вправе пользоваться и другими формами клише, но лучше их применять для второстепенных бумаг.
Круглая печать — это визитная карточка ИП и основание для доверия в бизнес-отношениях.
Печать допустимо создавать в разных конструкциях, она может быть ручной или автоматической. Существует и комплект самонаборной печати, позволяющий самостоятельно изменять текст оттиска. Для повышения надёжности целесообразно создать клише с особыми защитными элементами, к которым относятся многоцветность, гравировка, специальные метки.
Дополнительной степенью защиты также служит регистрация оттиска печати. Процедура эта необязательная, но она позволяет в случаях подделки клише идентифицировать оригинальный оттиск ИП. Хотя изготовитель печати должен фиксировать её в своём реестре, печать по собственному желанию можно дополнительно зарегистрировать в налоговой инспекции или торгово-промышленной палате. Эта мера усиливает безопасность предпринимательской деятельности.
Допускаются различные виды конструкции печати
Какой адрес должен быть указан на печати ИП
Конкретный адрес бизнесмена на печати не требуется. Допустимо указать страну, регион или населённый пункт проживания. Для любого делового -партнёра и налоговой службы вполне достаточно ОГРНИП, с помощью которого в Реестре можно получить о предпринимателе более подробную информацию.
Образцы печати ИП
В местах изготовления печатей предлагается широкий выбор вариантов оформления оттиска. Каждый предприниматель на основе иллюстраций/образцов самостоятельно определяет подходящий ему вариант по стоимости, дизайну, степени защиты.
У ИП широкий выбор вариантов оттисков печати
Печать напрямую не влияет на достижения бизнесмена. Она создаёт образ ответственного участника делового оборота и вызывает доверие у контрагентов. Если предприниматель основательно строит свой бизнес, то ему желательно иметь в наличии собственную печать.
На пути становления индивидуального предпринимателя обязательно возникает вопрос о том, что должно быть на печати ИП, нужна ли она и какой должна быть. Выбор сугубо за предпринимателем. Подписи в документах можно ставить и ручкой, но только оттиск с информацией об ИП сделает документацию более защищенной от различных подделок (подпись подделать проще, чем оттиск), придаст ей некую особенную официальность, солидность и надежность.
Внешний вид
Определенного примера штампа для ИП не существует, поэтому оформление является сугубо индивидуальным видением, которое должно подчиняться общим правилам. Видимый облик штампа никак не регламентируют правовые организации, да и определение данного реквизита дано только в одном из государственных изданий.
Печать ИП не нужно регистрировать, ведь эта процедура не предусмотрена законом. Предпринимателю разрешено иметь не одну, а множество вариантов оттисков. Но существует случай, когда штамп предпринимателя будет нужен. Например, при открытии банковского счета индивидуального предпринимателя информация о штампе понадобится в банке для документации и подтверждения предпринимательской деятельности. Если бизнесмен использует чековую книжку, такая форма идентификации также понадобится.
Нужно обратить внимание на то, как выглядит печать ИП. Это специальное средство, которое переносит оттиск с клише на бумагу и содержит определенные данные. Среди требований к такому приспособлению выделяют:
- круглую форму;
- диаметр приблизительно 38-42 мм;
- четкость;
- читаемость оттиска.
На изделии должна быть отображена определенная информация, которая будет передавать основные данные владельца.
При заказе штемпеля индивидуального предпринимателя обязательно заинтересует, что должно быть на печати ИП отображено? Здесь главным правилом является лаконичность и информативность изображенного.
Сведения, которые размещены на стороне оттиска, должны стать легким способом идентификации предпринимателя.
Незаинтересованное лицо должно с легкостью запомнить информационный блок, представленный на оттиске.
Изображенный герб на печати ИП должен иметь отношение только к индивидуальному предпринимателю или к его организации. Герб страны на оттисках печатных приспособлений разрешен, если они имеют отношение к членам исполнительной или представительной власти, юридическим лицам и организациям. В остальных случаях на месте оттиска запрещено изображать государственную символику, так как прямого отношения к предпринимателю она не имеет.
Информация на оттиске
Следует запомнить, что надо указывать на печати ИП. Инициалы (фамилия, имя, отчество), адрес местонахождения, информация о регистрационном номере являются обязательными реквизитами. Также обязательно должно присутствовать словосочетание «индивидуальный предприниматель». Кроме того, можно добавлять и дополнительную информацию о предпринимателе, например: символику производства, логотип производителя, особую информацию о предприятии. Это основное, что должно быть на печати ИП. Компания, которая официально занимается такими услугами, знакома с государственными требованиями и изготовит изделие так, что реквизиты печати ИП будут соответствовать всем правилам.
Разместить информацию об индивидуальном предпринимателе следует таким образом, чтобы фамилия, имя и отчество находились в центре круга, а по кругу самого оттиска разместились остальные обязательные сведения. Если ИП хочет изобразить свой фамильный или организационный герб на оттиске или какой-то рисунок, относящийся к деятельности предпринимателя и его организации, стоит разместить его в центре круга под Ф. И. О.
Кроме информации о том, что должно быть указано на печати ИП, нужно помнить также, что существуют конкретные рекомендации по наличию определенных данных. Итак, требования к печати ИП:
- подробное название, имеющее подтверждение соответствующими документами;
- подтверждение формы владения в организационном и правовом аспектах (ИП, ООО, ОАО, ЗАО, НП, УК);
- город, в котором организация располагается;
- ОГРН (основной государственный регистрационный номер, состоящий из 13 цифр в определенной последовательности).
На данный момент печать индивидуального предпринимателя, требования к которой должны неукоснительно соблюдаться, – незаменимый атрибут ведения бизнеса. Такой атрибут свидетельствует о серьезности, надежности деловых отношений не только во внешней деятельности предпринимателя и его организации, но и во внутренних организационных связях. Но количество оттисков закон не ограничивает, поэтому у бизнесмена может быть несколько вариантов.
Для изготовления личного штампа предпринимателя нужно всего лишь обратиться в соответствующую фирму и предоставить им ксерокопию документа, сообщающего о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя. Кроме этого документа, нужно сообщить свои предпочтения в дизайне штампа и оплатить работу.